新しく購入したパソコンにMicrosoft 365 Personalが設定されている場合でも、大学から提供されているMicrosoft 365（Office）を利用することは可能です。個人用アカウントと学校用アカウントは同じパソコン内で併用でき、用途に応じて切り替えて使用できます。この記事では、大学のメールアドレスでOfficeを利用するための手順や、個人アカウントとの使い分けについて解説します。
Microsoft 365の個人アカウントと大学アカウントは併用できる
Microsoft 365 Personalは個人で契約するサブスクリプション版Officeで、購入したパソコンに最初から設定されていることがあります。一方、大学から配布されるOfficeは学校法人向けのMicrosoft 365 Educationであることが一般的です。
これらは別々のMicrosoftアカウントとして管理されるため、同じパソコンで両方を利用できます。例えば、個人のWordファイルは個人アカウント、大学の課題作成は学校アカウントというように使い分けることが可能です。
ただし、Officeアプリに同時に複数のアカウントを登録する場合、保存先やライセンスの状態を確認しながら利用する必要があります。
大学のMicrosoft 365アカウントでOfficeを利用する手順
まず、WordやExcelなどのOfficeアプリを開き、現在ログインしているアカウントを確認します。
画面右上に表示されているアカウント名をクリックし、「アカウントの追加」または「別のアカウントでサインイン」といった項目を選択します。
その後、大学から発行されたメールアドレスを入力し、大学指定のパスワードや認証方法でログインします。ログインが完了すると、大学のライセンスが適用された状態でOfficeを利用できるようになります。
個人アカウントから学校アカウントへ切り替える方法
Officeでは複数のアカウントを登録できますが、作業中にどちらのアカウントを使用しているか確認することが重要です。
例えば、Wordを開いた状態で「ファイル」から「アカウント」を選択すると、現在利用しているライセンス情報やログイン中のアカウントを確認できます。
大学の課題を作成するときは学校アカウントを選択し、個人で作成する資料やOneDriveを利用するときは個人アカウントを選択すると管理しやすくなります。
OneDriveの保存先には注意が必要
個人アカウントと大学アカウントを併用する場合、特に注意したいのがOneDriveの保存先です。
例えば、大学アカウントで作成した課題を個人用OneDriveに保存してしまうと、卒業後やアカウント変更時に管理が複雑になる可能性があります。
大学関連のファイルは大学のOneDrive、個人利用の写真や資料は個人のOneDriveというように保存場所を分けることで、データ管理がしやすくなります。
Microsoft 365 Personalの契約はどうすればよいか
大学のMicrosoft 365が利用できる場合でも、購入したパソコンに付属しているMicrosoft 365 Personalを必ず削除する必要はありません。
個人用Officeも継続して利用したい場合は、そのまま残して大学アカウントを追加する方法が一般的です。
一方で、大学提供版だけで十分な場合は、個人契約の更新を停止することで費用を抑えることもできます。現在の契約状況を確認して、自分に合った使い方を選びましょう。
大学アカウントでログインできない場合の確認ポイント
大学のメールアドレスを入力してもログインできない場合は、まず大学側でMicrosoft 365の利用登録が完了しているか確認しましょう。
また、大学によっては初回ログイン時にパスワード変更や多要素認証の設定が必要な場合があります。
案内資料や大学の情報システム窓口で指定されている手順がある場合は、それに従って設定を進めることが確実です。
まとめ｜Microsoft 365は個人用と大学用を切り替えて利用できる
Microsoft 365 Personalが入ったパソコンでも、大学から提供されたMicrosoft 365アカウントを追加して利用することができます。
個人アカウントと学校アカウントは用途ごとに分けて管理すると便利です。課題や大学関連の作業は学校アカウント、個人の資料作成は個人アカウントという形で使い分けると混乱を防げます。
ログインするアカウントやファイルの保存先を意識しながら設定すれば、新しく購入したパソコンでも大学提供のOfficeを快適に利用できます。
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