Excel初心者がまず覚えたい関数・数式15選｜SUM・IF・COUNTIF・XLOOKUPなど仕事でよく使う基本を例付き解説

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Excelの関数や数式は種類が非常に多いため、初心者が最初から全部覚える必要はありません。実務では、足し算・合計・平均・件数集計・条件判定・検索など、よく使う処理から覚えるだけでも多くの作業を効率化できます。

特に最初に覚えたいのは、四則演算、SUM、AVERAGE、COUNT・COUNTA、IF、COUNTIF、SUMIF、ROUND、IFERRORなどです。さらに商品表や社員名簿などから情報を取り出す仕事では、XLOOKUPやVLOOKUPも役立ちます。

この記事では、Excelが苦手な人でもそのまま試せるように、「何ができる関数なのか」「どんな場面で使うのか」「実際にどう入力するのか」を具体例とともに解説します。

まず知っておきたい「数式」と「関数」の違い

Excelの数式は基本的に半角の「=」から始めます。例えばA2セルの金額とB2セルの金額を足したければ、結果を表示したいセルへ=A2+B2と入力します。

掛け算には「*」、割り算には「/」を使用します。例えば単価がB2、数量がC2なら、金額を求める数式は=B2*C2です。「×」を入力するのではなく、アスタリスクを使う点を覚えておきましょう。

一方、関数はExcelに用意されている計算機能です。例えばA2からA10までを合計する場合、一つずつ=A2+A3+A4...と書かなくても、SUM関数を使って=SUM(A2:A10)と簡潔に指定できます。

1．SUM関数：数値を合計する

SUM関数はExcelで最初に覚えたい代表的な関数です。売上、数量、経費、勤務時間など、指定した範囲の数値を合計できます。

例えばB2からB10までに売上金額が入力されているなら、合計は=SUM(B2:B10)で求められます。「B2:B10」はB2からB10までという意味です。

離れたセルを合計したい場合は=SUM(B2,D2,F2)のような指定も可能です。日常的な表計算では非常によく使うため、SUMは優先して覚えておきたい関数です。

2．AVERAGE関数：平均を求める

AVERAGE関数は、指定した数値の平均値を求めます。テストの平均点、平均売上、平均作業時間などを計算するときに便利です。

例えばC2からC31までに1か月分の売上が入力されているなら、=AVERAGE(C2:C31)と入力することで平均を計算できます。

合計ならSUM、平均ならAVERAGEという組み合わせで覚えておくと分かりやすいでしょう。

3．MAX・MIN関数：最大値と最小値を調べる

MAX関数は範囲内で最も大きな数値、MIN関数は最も小さな数値を求めます。売上最高額・最低額、最高点・最低点などを調べるときに利用できます。

例えばB2:B100の最高売上なら=MAX(B2:B100)、最低売上なら=MIN(B2:B100)です。

大量のデータを目で探す必要がなくなるため、SUMやAVERAGEとセットで覚えておくと便利です。

4．COUNT・COUNTA関数：データの件数を数える

件数を数えるときにはCOUNT系の関数を使います。ただし、COUNTとCOUNTAでは数える対象が違うので注意が必要です。

=COUNT(A2:A100)は、基本的に範囲内の「数値が入っているセル」を数えます。一方、=COUNTA(A2:A100)は空白ではないセルを数えるため、氏名や商品名など文字列の件数を調べる場合にも利用できます。

例えばA列に顧客名が並んでいる場合、入力済みの顧客数を数える目的ならCOUNTAの方が適しています。「COUNT＝数値」「COUNTA＝空白ではないセル」と覚えると区別しやすくなります。

5．IF関数：条件によって表示内容を変える

IF関数は、「条件を満たしたらA、満たさなければB」という処理を行います。Excelの実務で非常によく使う重要な関数です。

例えばB2の点数が60点以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」と表示する場合は、=IF(B2>=60,"合格","不合格")とします。

考え方は「もしB2が60以上なら合格、それ以外なら不合格」です。最初は記号が複雑に見えますが、IF関数は勤怠、成績、在庫管理、売上管理など非常に多くの表で応用できます。

6．COUNTIF関数：条件に合うデータだけ数える

COUNTIF関数は、指定した条件を満たすセルが何個あるか数える関数です。単なる件数ならCOUNT・COUNTA、条件付きの件数ならCOUNTIFと考えると分かりやすくなります。

例えばC2:C100に「完了」「未完了」というステータスが入力されており、「完了」が何件あるか調べる場合は=COUNTIF(C2:C100,"完了")と入力します。

アンケートで「はい」の人数を数える、社員一覧から特定部署の人数を数える、注文表から「発送済み」の件数を調べる、といった場面でも便利です。

7．SUMIF関数：条件に合うデータだけ合計する

SUMIF関数はCOUNTIFの合計版と考えると理解しやすい関数です。特定条件に該当するデータだけを合計できます。

例えばA2:A100に担当者名、B2:B100に売上金額があり、「田中」さんの売上だけ合計したい場合は=SUMIF(A2:A100,"田中",B2:B100)とします。

部署別売上、商品別売上、費目別経費などを集計するときに役立ちます。複数条件で集計する必要が出てきたら、後からSUMIFSやCOUNTIFSへステップアップするとよいでしょう。

8．ROUND・ROUNDUP・ROUNDDOWN関数：端数を処理する

金額や割合を扱う表では、小数点以下を丸める処理もよく発生します。ROUNDは四捨五入、ROUNDUPは切り上げ、ROUNDDOWNは切り捨てです。

例えばA2の値を小数第1位までに四捨五入するなら=ROUND(A2,1)、整数へ四捨五入するなら=ROUND(A2,0)です。

表示形式で小数点以下を見えなくする操作と、ROUNDで実際の計算結果を丸める操作は同じではありません。金額計算などでは「表示だけ丸めたいのか、計算値そのものを丸めたいのか」を区別することが重要です。

9．IFERROR関数：エラーを見やすい表示に変える

Excelでは計算できない場合に「#N/A」「#DIV/0!」などのエラーが表示されることがあります。IFERROR関数を使えば、エラーだった場合に別の文字や値を表示できます。

例えば=IFERROR(A2/B2,"")なら、A2÷B2を計算し、エラーになった場合は空欄を表示します。=IFERROR(A2/B2,"計算不可")とすれば「計算不可」と表示できます。

ただし、IFERRORでエラーを隠すだけでは根本原因が解決しない場合があります。本来入力されるべきデータが欠けているなど、異常を発見する必要がある表では安易にエラーを隠さないことも大切です。

10．XLOOKUP関数：別の表から対応する情報を探す

XLOOKUP関数は、商品コードや社員番号などを手掛かりにして、対応する商品名・価格・氏名などを別の範囲から取得するときに便利です。対応するExcel環境では、検索処理を覚えるなら有力な選択肢です。

例えばA2に商品コード、商品マスターのF2:F100に商品コード、G2:G100に商品名がある場合、=XLOOKUP(A2,F2:F100,G2:G100,"該当なし")のように指定できます。

これは「A2の商品コードをF列から探し、見つかった行のG列の商品名を返す。見つからなければ『該当なし』と表示する」という意味です。

11．VLOOKUP関数：既存のExcelファイルでよく見かける検索関数

VLOOKUP関数も、検索値に対応する情報を表から取得する定番関数です。現在はXLOOKUPが利用できる環境も増えていますが、会社で以前から使用しているExcelファイルではVLOOKUPを目にする機会が多くあります。

例えばF2:H100の商品マスターについて、A2の商品コードをF列から探し、その範囲の2列目にある商品名を取得するなら=VLOOKUP(A2,F2:H100,2,FALSE)とします。

VLOOKUPは検索する列と取得する列の位置関係などに制約があるため、新しく数式を作る場合は利用環境に応じてXLOOKUPも検討するとよいでしょう。一方、既存ファイルを理解するためにはVLOOKUPの基本も知っておくと役立ちます。

12．TODAY関数：今日の日付を自動表示する

TODAY関数は現在の日付を取得します。入力方法は非常に簡単で、=TODAY()です。

例えば請求書の作成日、管理表の基準日、期限までの日数計算などに利用できます。A2に締切日が入っていれば、=A2-TODAY()という考え方で今日から締切までの日数を計算できます。

TODAYは固定した日付を入力する機能ではなく、再計算によって現在の日付を返す関数です。「作成した日の記録をずっと残したい」という用途では、固定値として日付を入力する方が適している場合があります。

13．文字列を「&」でつなげる

関数ではありませんが、実務で覚えておくと便利なのが「&」による文字列の連結です。複数セルの文字を一つにまとめられます。

例えばA2に「山田」、B2に「太郎」と入力されている場合、=A2&B2なら「山田太郎」となります。名字と名前の間に空白を入れたいなら=A2&" "&B2のように指定できます。

「株式会社」と会社名を組み合わせる、住所の都道府県と市区町村を結合するなど、データ整理で意外と頻繁に使います。

14．絶対参照「$」を覚えると数式コピーで困りにくい

Excel初心者が関数と一緒に覚えておきたいのが絶対参照です。数式を下へコピーしたとき、通常の「A1」のような参照はコピー先に応じて変化します。

一方、$A$1のように「$」を付けると、そのセルを固定して参照できます。例えばB列の商品価格に、E1へ入力した消費税率を掛けるなら、=B2*$E$1のようにすれば、数式を下へコピーしても税率の参照先はE1のままです。

「最初の行では計算できたのに、下へコピーすると答えがおかしくなる」というトラブルは参照先のずれが原因であることが多いため、関数と同時に相対参照・絶対参照の違いを覚えておくと一気に実務力が上がります。

15．複数条件が必要になったらCOUNTIFS・SUMIFSへ進む

COUNTIFやSUMIFに慣れたら、複数の条件を扱えるCOUNTIFS・SUMIFSを覚えると集計の幅が広がります。

例えば「東京支店」かつ「完了」の件数を数える、といった処理にはCOUNTIFSが利用できます。A列が支店、B列が状態なら、=COUNTIFS(A2:A100,"東京支店",B2:B100,"完了")のように指定します。

実務では「営業部かつ今月」「商品Aかつ東京」「完了かつ担当者が田中」のような複数条件が頻繁に出てきます。最初から無理に覚えず、COUNTIF・SUMIFを理解してから進むと分かりやすいでしょう。

初心者はどの順番で覚えればいい？

関数名を大量に暗記するより、実際の作業に合わせて段階的に覚える方が定着します。最初は次の順序がおすすめです。

  1. 四則演算：+ - * /を使えるようにする
  2. SUM・AVERAGE・MAX・MIN：基本的な数値集計を覚える
  3. COUNT・COUNTA：件数を数えられるようにする
  4. IF：条件分岐を覚える
  5. COUNTIF・SUMIF：条件付き集計を覚える
  6. ROUND・IFERROR：結果を整える
  7. XLOOKUP・VLOOKUP：別表から情報を検索する
  8. $による絶対参照：数式を正しくコピーできるようにする
  9. COUNTIFS・SUMIFS：複数条件の集計へ進む

この程度を使えるようになるだけでも、売上表、勤怠表、顧客一覧、在庫表、アンケート集計など多くのExcel作業に対応しやすくなります。

関数を丸暗記するより「やりたいこと」から探すのがコツ

Excelが苦手な人ほど「関数を何個覚えればいいのだろう」と考えがちですが、関数名そのものを暗記する必要はありません。「合計したいならSUM」「条件によって結果を変えたいならIF」「条件に合う件数ならCOUNTIF」のように、目的と関数を結び付けて覚える方が実用的です。

例えば「営業部の売上だけ合計したい」という作業が出てきたらSUMIF、「商品コードを入力すると商品名を自動表示したい」ならXLOOKUP、と必要になったタイミングで調べながら使えば十分です。

MicrosoftのExcelヘルプには関数の構文や使用例も掲載されています。正確な引数や対応バージョンを確認したい場合は公式情報を参照すると安心です。[参照] Microsoft Excel ヘルプ

まとめ：まずはSUM・IF・COUNTIFなど頻出関数から覚えよう

Excel初心者が最初から何百種類もの関数を覚える必要はありません。まずSUM、AVERAGE、MAX、MIN、COUNT、COUNTA、IF、COUNTIF、SUMIF、ROUND、IFERRORを使えるようになるだけでも、日常的な集計や管理表の作業はかなり楽になります。

さらにデータ検索が必要ならXLOOKUPやVLOOKUP、複数条件の集計が必要になったらCOUNTIFSやSUMIFSへ進みましょう。また、関数そのものと同じくらい「$」を使った絶対参照を理解しておくことも重要です。

最も効果的なのは、関数一覧を丸暗記することではなく、実際のExcel表で「合計する」「条件を付ける」「数える」「探す」という小さな作業を繰り返すことです。分からなくなったら目的から関数を調べ、実際のセルで試す習慣をつけると、数式への苦手意識も徐々に減らしていけます。

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