Wordで作成された入力フォームやテンプレートには、選択式の「ドロップダウンリスト」が使われていることがあります。
しかし実際に使ってみると、「選択肢を増やしたい」「不要な項目を削除したい」「リスト内容を変更したい」と思う場面も少なくありません。
この記事では、Microsoft Wordでドロップダウンリストの内容を編集する方法を、初心者向けにわかりやすく解説します。
Wordのドロップダウンリストとは？
Wordのドロップダウンリストは、文書内で選択肢をクリックして入力できる機能です。
アンケートや申請書、社内テンプレートなどでよく使われています。
よくある使用例
- 部署名の選択
- 日付や曜日の選択
- 申請区分の選択
- チェックリスト形式
Wordでは「コンテンツコントロール」という機能で作成されています。
まずは「開発」タブを表示する
ドロップダウンリストを編集するには、「開発」タブが必要です。
初期状態では非表示になっていることがあります。
開発タブの表示方法
- Word左上の「ファイル」をクリック
- 「オプション」を開く
- 「リボンのユーザー設定」を選択
- 「開発」にチェックを入れる
- 「OK」を押す
これで上部メニューに「開発」タブが表示されます。
ドロップダウンリストの内容を変更する方法
リスト項目の編集は、対象のドロップダウンを選択して行います。
編集手順
- 変更したいドロップダウンをクリック
- 「開発」タブを開く
- 「プロパティ」をクリック
すると、登録されている項目一覧が表示されます。
できる操作
| 操作 | 内容 |
|---|---|
| 追加 | 新しい選択肢を作成 |
| 変更 | 既存項目の名前修正 |
| 削除 | 不要な選択肢を消去 |
| 順番変更 | 上下ボタンで並び替え |
新しい項目を追加する方法
選択肢を増やしたい場合は、「追加」ボタンを使います。
入力する項目
- 表示名
- 値
通常は両方とも同じ内容で問題ありません。
例えば「営業部」を追加する場合は、表示名も値も「営業部」にします。
項目を削除・並び替えする方法
不要な選択肢は簡単に削除できます。
削除方法
- 項目を選択
- 「削除」をクリック
また、「上へ」「下へ」で表示順も変更できます。
利用頻度の高い項目を上に配置すると使いやすくなります。
編集できない場合の原因
ドロップダウンが編集できない場合は、文書保護されていることがあります。
よくある原因
- 編集制限が有効
- 閲覧専用モード
- 保護されたテンプレート
- 共有ファイル制限
「校閲」タブの「編集の制限」を確認してみましょう。
古いWordとの違いに注意
Wordのバージョンによって画面が少し違います。
特にWord 2010以前では、「レガシーフォーム」が使われている場合があります。
新旧の違い
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| コンテンツコントロール | 現在主流 |
| レガシーフォーム | 古い形式 |
古い文書では編集方法が異なることがあります。
テンプレート化すると便利
ドロップダウン付き文書は、テンプレート保存すると便利です。
毎回同じフォームを作り直す必要がなくなります。
おすすめ保存形式
- .dotx
- .dotm
社内書類や申請フォーム管理にも向いています。
まとめ
Wordのドロップダウンリストは、「開発」タブから簡単に編集できます。
「プロパティ」を開けば、項目追加・削除・並び替えなどが可能です。
編集できない場合は、文書保護や古いフォーム形式を確認しましょう。
一度設定方法を覚えると、申請書やテンプレート作成がかなり効率化できます。
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