Excelでは、別のシートに入力されているデータを自動で検索し、該当する数値や文字を表示できます。顧客リストや売上表、出欠管理などさまざまな場面で利用されており、Excel初心者でも一度設定すれば自動化が可能です。本記事では、名前を入力すると別シートから対応する数値を表示する方法をわかりやすく解説します。
Excelで別シートのデータを自動表示する仕組み
例えば、Sheet1に顧客名と数値が登録されているとします。
| 名前 | 数値 |
|---|---|
| 田中様 | 4 |
| 佐藤様 | 7 |
そしてSheet2で名前を入力すると、自動的に対応する数値を表示したい場合は検索関数を利用します。
代表的な方法としてVLOOKUP関数やXLOOKUP関数があります。
VLOOKUP関数を使う方法
最もよく使われる方法がVLOOKUP関数です。
例えば、Sheet2のA2セルに名前を入力し、B2セルに数値を表示したい場合は次のような数式を入力します。
=VLOOKUP(A2,Sheet1!A:B,2,FALSE)
この数式の意味は次の通りです。
- A2：検索したい名前
- Sheet1!A:B：検索対象の表
- 2：2列目の数値を取得
- FALSE：完全一致で検索
例えばA2に「佐藤様」と入力すると、自動的に「7」が表示されます。
XLOOKUP関数ならさらに簡単
Excel 2021やMicrosoft 365を利用している場合はXLOOKUP関数がおすすめです。
数式は次のようになります。
=XLOOKUP(A2,Sheet1!A:A,Sheet1!B:B)
VLOOKUPよりも設定が分かりやすく、列の追加や削除にも強いというメリットがあります。
今後Excelを学ぶのであれば、XLOOKUPを覚えておくと便利です。
エラーが表示される場合の対処法
名前が見つからない場合は「#N/A」というエラーが表示されることがあります。
その場合はIFERROR関数を組み合わせると見やすくなります。
=IFERROR(VLOOKUP(A2,Sheet1!A:B,2,FALSE),”未登録”)
該当する名前がない場合は「未登録」と表示されるため、管理しやすくなります。
実務でよくある活用例
別シート検索は多くの業務で利用されています。
- 顧客名から会員番号を表示
- 商品名から価格を表示
- 社員番号から氏名を表示
- 得意先コードから会社名を表示
- 出席番号から生徒名を表示
一度設定しておけば入力ミスを減らし、作業時間を大幅に短縮できます。
まとめ
Excelで別シートの名前に対応する数値を自動表示したい場合は、VLOOKUP関数またはXLOOKUP関数を使用します。初心者でも数式を一度入力すれば自動化できるため、手作業で検索する必要がなくなります。Excel 2021以降を利用している場合はXLOOKUP、それ以前のバージョンではVLOOKUPを利用するとよいでしょう。
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