Excelで大量データを扱っていると、フィルター機能で特定の文字を絞り込む場面がよくあります。ただ、1つのキーワードなら簡単でも、「みかん」と「ぶどう」のように複数条件で検索したい時に困る人は少なくありません。
特にデータ件数が多い場合、フィルター一覧を毎回スクロールして探すのはかなり大変です。
実はExcelには、複数の文字を効率良く絞り込める方法があります。
フィルター検索欄だけでは複数検索しにくい理由
Excelの通常フィルターにある検索欄は、基本的に1つのキーワード検索を想定しています。
そのため、「みかん」と入力すると「みかん」を含むデータだけが表示されますが、「みかん OR ぶどう」のような検索はできません。
検索欄はAND検索やOR検索には非対応です。
おすすめは「テキストフィルター」を使う方法
複数条件で絞り込みたい場合は、フィルターの「テキストフィルター」を使う方法が便利です。
- 列のフィルターボタンを押す
- 「テキストフィルター」を選択
- 「指定の値を含む」を選ぶ
- 条件を追加する
ここで「みかん」または「ぶどう」を設定すれば、両方を一気に絞り込めます。
OR条件で検索する手順
具体的には次のように設定します。
| 項目 | 設定内容 |
|---|---|
| 1つ目 | みかん を含む |
| 条件 | OR |
| 2つ目 | ぶどう を含む |
これで、「みかん」か「ぶどう」が入った行だけ表示されます。
大量データでもスクロール不要で非常に便利です。
チェックボックス検索より速い理由
通常のチェック方式だと、候補一覧から探してチェックする必要があります。
しかしデータ件数が多いと、一覧が数千件になることもあり、目的の文字を探すだけでも時間がかかります。
テキストフィルターなら直接文字入力できるため、かなり効率的です。
さらに便利な方法「検索列」を作る
頻繁に複数条件検索する場合は、補助列を作る方法もおすすめです。
例えば、別列に次のような式を入れます。
=OR(A2="みかん",A2="ぶどう")
TRUEだけフィルターすれば、目的データだけを瞬時に抽出できます。
業務データが多い人ほど、この方法は作業効率が上がります。
Excelで複数検索する時の注意点
「含む」で検索すると、「冷凍みかん」や「ぶどうジュース」なども対象になります。
完全一致したい場合は、「次の値に等しい」を選ぶのがおすすめです。
また、全角・半角スペースが混ざっていると検索漏れが起きる場合もあります。
まとめ
Excelの通常フィルター検索欄では複数キーワード検索は難しいですが、「テキストフィルター」を使えば、「みかん OR ぶどう」のような絞り込みが可能です。
大量データではチェック方式より圧倒的に効率が良く、スクロールの手間も減らせます。頻繁に使う場合は補助列を活用すると、さらに快適に作業できます。
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