Wordでファイルを保存したり印刷したりするとき、現在作業している文書以外の過去のファイルや最近使ったファイルの一覧が表示されて戸惑うことがあります。昔のWordと比べて使いにくいと感じる人もいますが、これは現在のWordに搭載されている便利機能の一つです。この記事では、なぜ一覧が表示されるのか、表示を減らす方法や昔のような使い方に近づける設定について解説します。
Wordで表示されるファイル一覧は何のためにあるのか
Wordの保存画面や開く画面などで表示されるファイル一覧は、「最近使ったファイル」や「おすすめのファイル」と呼ばれる機能です。
この機能は、以前編集した文書をすぐに開けるようにするために追加されました。例えば、毎月作成する報告書や定期的に更新する資料などを探す手間を減らす目的があります。
しかし、単発で作成した文書だけを扱う人や、ファイルを自分でフォルダー管理している人にとっては、不要な一覧が表示されることで昔のWordより操作しづらいと感じる場合があります。
昔のWordと現在のWordの違い
以前のWordでは、保存や印刷をするときにシンプルなダイアログ画面が表示され、現在開いている文書を中心に操作する形式でした。
一方、現在のWordではMicrosoftアカウントやクラウドサービスとの連携が強化され、OneDriveなどに保存したファイルや最近利用した文書へ簡単にアクセスできるようになっています。
例えば、自宅のパソコンで作成した文書を職場のパソコンで続きから編集する場合などには便利ですが、ローカル保存だけを利用している場合には機能が多すぎると感じることがあります。
最近使ったファイル一覧を表示しないようにする方法
Wordでは、最近使ったファイルの表示数を変更したり、一覧を減らしたりすることができます。
設定を変更する場合は、Wordを開いて「ファイル」から「オプション」を選択し、「詳細設定」の項目を確認します。最近使用した文書の表示数を変更することで、表示される一覧を少なくできます。
例えば、表示数を0件に設定すると最近使ったファイルの一覧表示を実質的になくすことができ、必要なファイルを自分で探す昔のWordに近い使い方になります。
印刷画面で表示される一覧を減らす方法
印刷時に表示される画面は、現在のWordの「印刷プレビュー」と設定画面を統合したものです。
以前のWordでは印刷ボタンを押すとすぐ印刷設定画面が出る感覚でしたが、現在は用紙サイズや部数、プリンター設定などを一つの画面で確認できるようになっています。
印刷画面そのものを完全に昔の形式へ戻すことは難しいですが、不要な情報を表示しない設定や、クイックアクセスツールバーに印刷ボタンを追加することで操作を簡単にできます。
Wordを昔のようにシンプルに使うための工夫
現在のWordは多機能になっていますが、設定を変更することでシンプルな使い方に近づけることができます。
例えば、保存場所を常にパソコン内のフォルダーに固定する、OneDriveとの連携を必要に応じて利用する、よく使う操作をクイックアクセスツールバーへ登録するなどの方法があります。
また、使わない機能を無理に覚える必要はありません。文章作成や印刷が目的であれば、自分が必要とする機能だけを使うことで以前のWordと同じ感覚で利用できます。
まとめ｜Wordの一覧表示は便利機能だが設定で減らせる
Wordで保存や印刷時に表示されるファイル一覧は、最近使った文書へすぐアクセスするための便利機能です。
一方で、ファイルを自分で管理している人にとっては不要に感じることもあります。その場合は、最近使用したファイルの表示数を変更することで、よりシンプルな操作環境にできます。
昔のWordのほうが使いやすいと感じる場合でも、現在のWordには操作を自分好みに調整できる設定があります。必要な機能だけを残して、自分に合った使い方を見つけることが大切です。
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