Microsoft 365 Copilotでは、検索時に過去に閲覧したExcelやWordのファイル履歴が表示されることがあります。6か月以上前のファイルまで表示されるため、プライバシーや整理の観点から非表示にしたい場合もあるでしょう。この記事では、Copilotのファイル履歴を制御する方法を解説します。
Copilotでの履歴表示の仕組み
CopilotはMicrosoft Graphと連携して、クラウド上およびローカルでアクセスしたOfficeファイルの履歴を表示します。このため、ExcelやWordの過去のドキュメントも検索候補として表示されます。
表示される履歴はアカウント単位で管理され、Windowsのローカル設定やOfficeアプリ内の最近使用したアイテムとも連動しています。
アカウント設定からの履歴制御
Copilot内の設定やMicrosoft 365アカウント設定で「ファイル検索機能」をオフにすることで、履歴の表示を制御できます。ただし、オプションが見つからない場合は管理者側のポリシーや最新版のUIを確認する必要があります。
企業や教育機関のアカウントでは、管理者によって制限されている場合もあるため、個人アカウントと設定画面が異なることがあります。
Officeアプリ側での履歴削除
ExcelやWordの「最近使用したドキュメント」をクリアすると、Copilotに反映される履歴も削除されることがあります。アプリ内の「ファイル」→「開く」→「最近使用したドキュメントをクリア」を利用すると便利です。
これはクラウド上の履歴とは別で、ローカル側に保存されている履歴の管理方法です。
クラウド履歴の非表示・削除
OneDriveやSharePoint上のファイル履歴は、Microsoft 365のプライバシー設定やアクティビティ履歴で削除できます。「アカウント」→「プライバシー設定」→「アクティビティ履歴の管理」から操作可能です。
これにより、Copilot検索時にクラウド上の過去ファイルが表示されることを抑制できます。
まとめ：Copilotで履歴を管理するポイント
Microsoft 365 CopilotでExcelやWordの履歴を非表示にしたい場合、まずアカウント設定やCopilotのオプションを確認し、Officeアプリ側で最近使用したドキュメントをクリアすることが有効です。また、クラウド上のアクティビティ履歴も管理することで、履歴表示を最小限に抑えることができます。これらを組み合わせることで、プライバシーを守りながらCopilotを快適に利用できます。
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