Teamsの表示がシャットダウン後も「退席中」になる理由｜オフラインとの違いや設定を解説

Microsoft Teamsを利用していると、同じようにパソコンを終了しているのに「オフライン表示」になる人と「退席中（黄色）」になる人がいることがあります。特に退勤時にPCをシャットダウンしている職場では、なぜ状態表示に違いが出るのか疑問に感じる人も少なくありません。

Teamsのプレゼンス状態は、単純にパソコンの電源状態だけで決まるわけではありません。この記事では、Teamsの「退席中」と「オフライン」の違い、表示が変わる原因、意図せず退席中になるケースについて詳しく解説します。

Teamsの「退席中」と「オフライン」の基本的な違い

Teamsには複数のプレゼンス状態があり、それぞれ意味が異なります。「退席中」はユーザーがTeams上では存在しているものの、現在操作していない状態を表します。一方、「オフライン」はTeamsに接続されていない状態を示します。

一般的には、パソコンが完全にシャットダウンされ、Teamsアプリも終了している場合はオフライン表示になります。しかし、実際にはTeamsの状態反映にはタイムラグがあり、すぐにオフラインへ変化しない場合があります。

例えば、退勤時にパソコンを終了した直後は、Teams側が最後に確認した状態をしばらく保持することがあります。その結果、翌朝まで「退席中」と表示されるケースがあります。

Teamsの状態表示は、パソコンの電源状態だけではなく、Microsoft 365のサービス側で管理されています。そのため、PCを終了したタイミングやTeamsとの通信状況によって表示が変わります。

特に多い原因の一つが、シャットダウン直前のTeamsの状態です。退勤前までTeamsを起動していて、その時点で一定時間操作がなかった場合、Teamsはユーザーを退席中として記録します。

例えば、午後5時に仕事を終えてPCを終了した場合でも、午後4時50分から操作していなければ、その時点ですでにTeams上では退席中になっています。その状態がサーバー側に保存され、翌朝まで表示されることがあります。

Teamsでは自分で状態を「退席中」などに変更できますが、すべての退席中表示が手動操作によるものではありません。

Teamsには自動的に状態を変更する仕組みがあります。キーボードやマウス操作が一定時間行われない場合、Teamsはユーザーが離席していると判断し、自動的に退席中へ変更します。

そのため、退勤前にTeamsを開いたまま書類整理をしたり、最後の作業後すぐにシャットダウンしたりすると、本人が何も設定していなくても退席中の状態が残ることがあります。

同じ職場で同じようにPCを使っていても、Teamsの表示が異なる場合があります。これは、パソコンの設定やTeamsの利用状況に違いがあるためです。

例えば、以下のような違いによって状態表示に差が出ることがあります。

また、スマートフォンやタブレットでTeamsにログインしている場合、PCをシャットダウンしても別端末との接続が残り、状態表示に影響することがあります。

自分のTeams状態を管理したい場合は、プロフィールアイコンから状態を手動変更できます。「連絡可能」「取り込み中」「退席中」「オフライン表示」などを選択可能です。

ただし、手動設定した状態には有効期限があり、時間が経過すると自動的に通常状態へ戻る場合があります。常に同じ表示にしたい場合は、有効期限の設定を確認するとよいでしょう。

例えば、在宅勤務中に集中作業をしたい場合は「取り込み中」に設定する、勤務終了後はTeamsからサインアウトするなど、目的に合わせて使い分けることができます。

Teamsでシャットダウン後も「退席中」と表示されるのは、必ずしも本人が手動で設定しているからではありません。

Teamsの状態は、最後に確認された操作状況や通信状態、別端末でのログイン状況など複数の要素によって決まります。そのため、同じようにPCを終了していても、人によって「オフライン」になる場合と「退席中」が残る場合があります。

表示の違いが気になる場合は、Teamsを終了してからPCをシャットダウンする、スマートフォン版Teamsからログアウトするなどの対策を行うことで、意図しない状態表示を減らすことができます。