Wordで複数レコードを差し込み印刷する方法【Excelデータの活用】

Wordの差し込み印刷機能を使って、Excelに保存された複数のレコードをA4サイズに印刷する方法を解説します。具体的には、Excelに保存された情報を使って、1ページに複数のレコードを差し込む方法です。この記事では、管理番号、住所、日付などの情報を3行程度一度に印刷する方法について説明します。

Wordでの差し込み印刷の準備

差し込み印刷を行うためには、まずWordとExcelを連携させる必要があります。以下の手順に従って、準備を整えましょう。

1. Excelファイルに必要なデータ（管理番号、住所、日付）を入力します。

2. Wordを開き、差し込み印刷を開始します。Wordの「差し込み文書」タブを選択し、「宛先の選択」から「既存のリストを使用」を選びます。

3. Excelファイルを選び、データの範囲を指定します。

通常、差し込み印刷を行うと、1レコードが1ページに印刷されますが、複数のレコードを1ページにまとめて印刷する方法は次の通りです。

1. Word文書内で差し込み印刷のフィールドを挿入した後、「レイアウト」タブを使って、表形式でデータを配置します。

2. 1ページに複数のレコードが収まるように表の行数や列数を調整し、レイアウトを整えます。

3. 「差し込み文書」タブで「次へ」を選び、印刷のプレビューを確認します。

複数レコードを差し込む場合、いくつかのコツがあります。Excelデータの整理方法や、レイアウトの調整に注意を払いましょう。

1. Excelのデータを正しい順序で整理しておくと、差し込み印刷がスムーズに行えます。

2. 文字サイズや列幅などのレイアウト設定を微調整し、1ページに収まるように工夫します。

Wordの差し込み印刷を使って、Excelデータを効率よく印刷する方法は非常に便利です。1ページに複数のレコードを印刷する方法をマスターすれば、手間を省き、作業がスムーズに進みます。ExcelとWordの連携をうまく活用して、必要な情報を短時間で印刷しましょう。