AIで書類の書式や発行都道府県を判別できる？書類解析の仕組みと確認ポイントを解説

近年ではAI技術の進化により、提出された書類や画像データから文字を読み取ったり、書類の種類を判別したりすることが可能になっています。行政書類や証明書類などについても、一定の条件ではAIによる分析が活用されています。

一方で、AIが書類を解析できる範囲には限界があり、書類だけから発行元の都道府県や所在地などを必ず特定できるわけではありません。この記事では、AIによる書類判別の仕組みや、どのような情報が読み取られる可能性があるのかを解説します。

AIは提出された書類の種類や書式を判別できるのか

AIには画像認識やOCR（光学文字認識）という技術があり、紙の書類を画像データとして読み込んで内容を解析できます。

例えば、AIは以下のような情報を確認できます。

そのため、「これは住民票の形式に近い」「この書式は特定の自治体の証明書に似ている」といった分類は技術的には可能です。

ただし、AIが判断しているのは書類内に存在する情報や特徴であり、何も書かれていない情報を推測して確定することはできません。

書類の発行都道府県をAIが判断する場合、主に書類内に含まれる手掛かりを利用します。

例えば、以下のような情報があれば発行元を推測できます。

例として、「○○県○○市役所」という記載があれば、AIはその情報から発行地域を判断できます。また、自治体ごとに異なるレイアウトや印刷形式が使われている場合、過去のデータと比較して候補を出すことも可能です。

しかし、全国共通の書式で作られた書類や、自治体名が隠されている書類の場合、AIだけで正確な発行地域を特定することは困難です。

AIによる書類解析では、利用するAIや設定によって取得できる情報の範囲が変わります。

一般的には以下のような内容が解析対象になります。

特に注意が必要なのは、書類そのものに住所や自治体名などの個人情報が記載されている場合です。AIが特別な能力で情報を取得するのではなく、書類に書かれている情報を読み取っているだけです。

書類から現在の所在地を特定できるかどうかは、書類にどのような情報が含まれているかによります。

例えば、住所が記載された証明書であれば、その住所情報から地域を確認できます。一方で、住所が伏せられている書類や、地域情報が含まれていない書類では、AIだけで現在地を判断することはできません。

また、書類の発行地と現在住んでいる場所は必ず一致するとは限りません。過去の住所、勤務先、実家など別の場所に関する書類である可能性もあります。

法律関係の手続きでは、相手方が証明書類の提出を求めることがあります。これは事実確認や手続き上必要な情報を確認する目的で行われる場合があります。

ただし、提出する書類の範囲や必要性について疑問がある場合は、何の目的で必要なのか、どの情報を確認するためなのかを確認することが重要です。

例えば、住所確認が目的の場合でも、必要以上の個人情報が含まれる書類を提出する必要があるとは限りません。状況に応じて専門家へ相談し、提出範囲を確認することが大切です。

AIサービスへ書類画像をアップロードする場合は、個人情報の取り扱いにも注意が必要です。

確認すべきポイントとして以下があります。

例えば、AIに書類の形式だけを確認してもらいたい場合は、氏名や住所など不要な部分を隠した画像で分析する方法があります。

AIは書類の種類や書式、記載内容、発行元の候補を分析する技術を持っています。そのため、書類に自治体名や住所などの情報が含まれていれば、発行地域を判断することは可能です。

一方で、AIが書類だけから隠された所在地や個人情報を魔法のように取得するわけではありません。判断できる範囲は、書類に含まれる情報や公開されているデータに依存します。

個人情報が関係する書類を扱う場合は、AIの解析能力だけでなく、提出目的や情報管理についても慎重に確認することが大切です。