PC内のWord文書だけから特定の文字・IDを検索する方法｜ファイル名ではなく本文まで探す手順

以前作成したWord文書に会員IDや管理番号などを記載したものの、「どのファイルに書いたのか分からなくなった」ということがあります。ファイル名を覚えていなくても、Windowsの検索機能を使えば、Word文書に対象を絞りながら探せる場合があります。

ポイントは、「ファイル名にIDが含まれている文書を探す」のか、「Word文書の本文に書かれているIDを探す」のかを区別することです。本文中の文字を探したい場合は、Windowsのファイル検索とインデックス機能が関係します。

まずはエクスプローラーでWordファイルに絞り込み、目的のIDを検索する方法を試し、見つからなければ検索インデックスの対象範囲やファイル内容のインデックス設定を確認するのが分かりやすい順番です。

Word文書だけを対象にPC内を検索することはできる

Windowsのエクスプローラーにはファイル検索機能があります。Word文書は一般的に「.docx」または旧形式の「.doc」という拡張子で保存されているため、この拡張子を利用すれば検索対象を絞り込めます。

例えば、探しているIDが「ABC123456」だとします。保存場所がある程度分かっているなら、そのフォルダーをエクスプローラーで開いて検索するのが効率的です。

保存場所がまったく分からない場合は「PC」など広い場所から検索できます。ただし、検索範囲を広げるほど時間がかかることがあります。

まず試したいエクスプローラーでの検索方法

Word文書を探すには、Windowsでエクスプローラーを開きます。タスクバーのフォルダーアイコンをクリックするか、Windowsキー＋Eを押すと開けます。

次に、文書を保存した可能性が高い場所を選択します。「ドキュメント」に保存した可能性が高ければドキュメントを開きます。保存先が分からない場合は、より上位の場所から探します。

Word文書そのものを一覧にしたい場合は、検索欄で次のように拡張子を指定する方法があります。

*.docx

旧形式のWord文書も対象にするなら「.doc」のファイルについても確認します。これによって、画像やPDF、Excelファイルなど大量の別形式ファイルからWord文書を絞り込みやすくなります。

「ファイル名」ではなくWord文書の本文にあるIDを探したい場合

今回のように重要なのは、Wordファイルの名前ではなく、文書を開いたときに表示される本文中の文字列を検索することです。

Windows Searchは対応するファイルについて、ファイル名だけでなく内容をインデックス化して検索できる仕組みを持っています。ただし、検索場所やインデックス設定、ファイル形式などによって本文検索の結果が変わることがあります。

MicrosoftもWindowsの検索インデックスについて、ファイル名やファイルのフルパスのほか、テキストファイルでは内容などをインデックス化する仕組みを説明しています。Microsoft「Search indexing in Windows」[参照]

Word文書の本文検索で見つからないときはインデックスを確認する

確実にそのIDを書いた記憶があるのに検索結果へ出てこない場合、「存在しない」とすぐ判断するのは早すぎます。Windows Searchでは検索対象になっている場所やインデックスの状態によって、目的のファイルが検索結果へ出てこないことがあります。

Windowsの設定から検索関連の項目を開き、インデックスの対象となっている場所を確認します。Windowsのバージョンによって設定画面の名称や配置は異なりますが、「Windowsを検索」「Windows Search」「インデックスのオプション」などから確認できます。

例えばWordファイルをDドライブ内の独自フォルダーに大量保存している場合、その場所が想定した検索対象になっているかを確認する価値があります。

「ファイルのプロパティのみ」ではなく内容もインデックス化されるか確認する

Windowsにはファイル形式ごとのインデックス設定があります。コントロールパネルから「インデックスのオプション」を開き、「詳細設定」からファイルの種類に関する設定を確認できます。

そこでWord文書に使われる「docx」などの拡張子について、内容をインデックス化する設定になっているか確認します。設定変更には管理者権限が必要になる場合があります。

本文検索をしたいのにファイルのプロパティしかインデックス化されていなければ、目的のIDが文書本文にあっても期待どおり検索できない可能性があります。

検索対象のフォルダーを絞ると見つけやすい

PC全体から探すより、「ドキュメント」「デスクトップ」「仕事」「Word」など保存した可能性の高いフォルダーを順番に検索する方が分かりやすい場合があります。

例えば、仕事で作成したIDなら「ドキュメント」の仕事用フォルダー、個人的なIDならデスクトップや個人用フォルダーというように候補を分けます。

外付けSSD、USBメモリー、NASなどに保存した文書は、PC内蔵ストレージの検索だけでは見つからない場合があります。「昔作った文書」という場合には、以前使っていた保存場所についても思い出してみましょう。

OneDriveに保存していた場合にも注意

Microsoft 365やWindowsを利用していると、Word文書がOneDriveへ保存されていることがあります。自分では「PCのドキュメントに保存した」と思っていても、実際にはOneDriveと同期されたドキュメントフォルダーだったというケースもあります。

エクスプローラーの左側にOneDriveが表示されている場合は、その中の「ドキュメント」や自分で作成したフォルダーも確認します。

また、オンラインのみに存在するファイルなど、保存・同期状態によってWindows側の検索結果が期待どおりにならないケースも考えられます。その場合はOneDrive側の検索も併用するとよいでしょう。

IDは完全一致だけでなく一部分でも検索してみる

長いIDを探す場合、記憶している文字列そのものが間違っている可能性もあります。例えば「ABCD-1234-5678」というIDを記録したつもりでも、実際の文書では「ABCD12345678」のようにハイフンなしで記載しているかもしれません。

そのため完全なIDで見つからない場合は、特徴的な一部分でも検索します。

例えば次のように候補を変えて試します。

• ABCD-1234-5678
• ABCD12345678
• ABCD
• 1234
• IDと一緒に書いたと思われるサービス名・会社名

ただし「1234」のような短い数字だけでは多数の文書がヒットする可能性があります。できるだけそのIDに特徴的な部分を使うのがコツです。

Wordの「検索」とWindowsの「検索」は役割が違う

WordにもCtrl＋Fで利用できる検索機能があります。しかしWordの検索は基本的に、現在Wordで開いている文書の中から文字列を探すためのものです。

例えば100ページあるWordファイルの中から「ABC123456」を探したい場合にはCtrl＋Fが便利ですが、「100個あるWordファイルのうち、どのファイルにABC123456を書いたか分からない」という場合には、先にWindows側でファイルを探す必要があります。

検索で見つからないときに確認したいこと

何度検索しても出てこない場合は、検索方法以外にもいくつか確認したいポイントがあります。

• IDの文字列を間違えて覚えていないか
• ハイフンやスペースの有無が違わないか
• 「.docx」ではなく古い「.doc」で保存していないか
• WordではなくExcel、メモ帳、PDFなどへ保存していないか
• OneDriveなどクラウドへ保存していないか
• USBメモリーや外付けドライブへ移動していないか
• 別のWindowsユーザーのフォルダーへ保存していないか
• ファイルが検索インデックスの対象外になっていないか

特に「Wordに書いたはず」という記憶が曖昧な場合、最初からWordだけに絞り込むことで逆に見つからなくなる可能性があります。一度Word文書を検索して見つからなければ、PDFやExcel、テキストファイルなどへ対象を広げるのも有効です。

パスワードなど重要な秘密情報を探している場合の注意点

IDそのものをWord文書へ保存することが直ちに問題になるわけではありませんが、IDとパスワード、暗証番号、復旧コードなどを一緒に平文で記録している場合は注意が必要です。

PCを第三者に操作されたり、マルウェアによって文書が取得されたりすると、Wordファイル内の認証情報まで漏れる可能性があります。特にパスワードを保存する目的なら、信頼できるパスワード管理機能・パスワードマネージャーなどを利用する方法も検討できます。

また、会社から発行されたIDなどの場合は、勤務先の情報管理ルールを優先してください。個人PCやクラウドへの保存自体が禁止されているケースもあります。

見つけたらファイル名を分かりやすくしておく

目的の文書が見つかったら、次回同じことにならないようファイル名や保存場所を整理しておくと便利です。ただし、ファイル名そのものへパスワードや重要な秘密情報を書くことは避けましょう。

例えば「各種サービス情報.docx」「会員情報メモ.docx」のように内容を思い出せる名前を付け、決まったフォルダーへ保存する方法があります。

大量の文書を管理している場合は、ファイル名に「2026-08」「契約」「取引先名」など検索しやすい情報を含めておくと、後から探す時間を減らせます。

まとめ｜Word文書の本文に書いたIDもWindowsの検索機能で探せる場合がある

PC内のWord文書だけを対象に特定のIDを探したい場合は、まずエクスプローラーを使って「.docx」「.doc」などWord文書に対象を絞り込み、目的の文字列を検索する方法があります。

ただし、ファイル名ではなくWord文書の本文に書かれているIDを検索する場合、Windows Searchのインデックス対象やファイル内容のインデックス設定によって結果が変わります。確実に書いたはずなのに出てこない場合は、インデックスのオプションや検索対象フォルダーを確認しましょう。

また、IDを完全一致で検索して見つからないときは、ハイフンやスペースの違いを考えて特徴的な一部分で検索するのも有効です。Wordだけで見つからなければ、Excel、PDF、テキストファイル、OneDrive、外付けドライブなどへ検索対象を広げます。

「どの文書か分からない」状態では一つずつWordファイルを開く必要はありません。まずWindows側の検索機能で候補を絞り、見つかった文書をWordで開いた後にCtrl＋Fを使う、という二段階で探すと効率的です。