奉行クラウドで退勤時刻が空白のときの打刻申請方法｜「ワークフローが選択されていません」の意味と手順

奉行クラウドの勤怠画面を確認したところ、出勤時刻は記録されているのに退勤時刻だけ空白になっていることがあります。このような打刻漏れは、会社の設定によって「打刻申請書」などから正しい退勤時刻を申請し、上司や勤怠管理担当者の承認を受けて修正する運用になっています。

申請画面に「ワークフローが選択されていません」と表示され、その横に「ワークフロー選択」というボタンがある場合、基本的にはその申請を誰に、どの承認経路で回すのかをまだ選択していない状態です。ただし、奉行クラウドの承認経路は会社側で設定されるため、実際に表示されるワークフロー名や承認者は勤務先によって異なります。

この記事では、奉行クラウドで退勤時刻の打刻漏れを申請するときの一般的な流れと、「ワークフロー選択」を押した後に何をすればよいのか、選択肢が表示されない場合の対応まで分かりやすく解説します。

奉行クラウドの「ワークフロー」とは何か

奉行Edge 勤怠管理クラウドには、従業員がスマートフォンやパソコンから打刻申請、休暇申請、残業申請などを行い、設定された承認経路へ申請を送る機能があります。OBC公式でも、打刻申請を含む各種勤怠申請と申請承認ワークフローに対応していることが案内されています。[参照]

ここでいうワークフローとは、簡単にいえば「申請を誰に確認・承認してもらうかという経路」です。例えば「本人→直属上司→人事担当者」という経路が会社側で設定されていれば、そのルートに沿って打刻修正の申請が送られます。

会社によっては部署、勤務地、雇用区分、申請内容などによって複数のワークフローが用意されていることがあります。そのため、申請書を作成しただけでは提出できず、先に適切な承認経路を選ぶ必要があるケースがあります。

「ワークフローが選択されていません」はエラーとは限らない

「ワークフローが選択されていません」という表示を見ると、設定ミスやシステムエラーのように感じるかもしれません。しかし、右側に「ワークフロー選択」ボタンが表示されているのであれば、単純に申請経路をまだ指定していない状態である可能性があります。

まずは「ワークフロー選択」を押して、選択可能な承認経路が表示されるか確認します。候補として部署名、上司名、通常勤務用などの名称が表示される場合があります。

どのワークフローを選ぶべきかは会社ごとの設定で決まるため、名称だけで判断できない場合は直属の上司または勤怠管理担当者へ確認するのが確実です。

退勤時刻が空白の場合の一般的な申請手順

実際の画面構成は会社側の設定によって異なりますが、打刻漏れを修正する場合は、おおむね次の流れになります。

1. 奉行クラウドへログインする
2. 勤怠実績や勤務状況から退勤時刻が空白の日を確認する
3. 「打刻申請書」または打刻申請の画面を開く
4. 対象の日付を指定する
5. 不足している退勤時刻を入力する
6. 必要なら打刻漏れの理由を入力する
7. 「ワークフロー選択」を押す
8. 会社で指定された承認ワークフローを選択する
9. 申請内容を確認して提出する

申請後は、設定された上司や勤怠担当者へ承認依頼が送られます。承認されると、会社の設定に応じて勤怠実績へ反映されます。

「ワークフロー選択」を押したら何を選べばいい？

ワークフロー選択画面に1つしか候補が表示されない場合は、通常はその候補を選択して申請を進めます。

複数表示される場合は、「通常申請」「○○部」「所属長承認」「勤怠申請用」など、勤務先が設定した名称が並ぶ可能性があります。この場合は、自分の所属部署や勤務区分に対応するものを選択します。

例えば営業部の従業員に「営業部勤怠申請」と「管理部勤怠申請」が表示されているなら、通常は所属する営業部側のワークフローを使用すると考えられます。ただし実際の名称と運用は会社独自なので、推測だけで提出せず社内ルールを確認してください。

ワークフローを選ぶと承認者が表示されることがある

ワークフローを選択すると、承認予定者や承認経路が画面上に表示されることがあります。

例えば「第1承認：課長」「第2承認：人事部」などと表示されれば、その申請がどのような順番で処理されるか確認できます。

自分が想定している上司とはまったく別の人物が承認者として表示された場合は、申請確定前に社内の担当者へ確認したほうが安全です。異動直後などでは会社側のワークフロー設定が更新されていないケースも考えられます。

退勤時刻は実際に仕事を終えた時刻を入力する

打刻漏れを申請するときは、本来打刻するはずだった実際の退勤時刻を入力します。

例えば17時30分に業務を終了して会社を出たものの退勤ボタンを押し忘れたのであれば、会社の運用に従って17時30分を申請します。「定時だから」という理由で実態と異なる時刻を入力するのは避けましょう。

PCのログオフ記録、業務メール、社内チャットなどを確認すれば退勤時刻を思い出せる場合もあります。ただし会社が定める時刻の記録方法がある場合は、そちらを優先してください。

理由欄がある場合は簡潔に記載する

打刻申請書に理由や備考欄がある場合には、退勤時刻が欠けた理由を簡潔に記載します。

例えば「退勤時の打刻を失念したため」「スマートフォンからの退勤打刻が反映されなかったため」など、事実が分かる程度で十分なことが一般的です。

会社独自の記載ルールがある場合は、その形式に従います。勤怠申請は労働時間の記録に関係するため、実際と異なる理由を記載しないことが重要です。

「ワークフロー選択」を押しても何も表示されない場合

問題になるのは、「ワークフロー選択」を押しても選択肢が1件も表示されない場合です。この場合、従業員側だけでは解決できない可能性があります。

奉行クラウドの申請承認ワークフローは会社側で設定できます。OBC公式でも、必要な承認ステップを追加し、組織改編や人事異動に応じたワークフロー管理が可能であることが説明されています。[参照]

そのため、自分に使用可能なワークフローが割り当てられていない、異動などで所属情報と承認経路が一致していない、ワークフローの適用期間が正しくないといった管理側の設定が原因となっている可能性があります。

選択肢がない場合は勤怠管理担当者へ連絡する

ワークフローが空欄で、選択ボタンを押しても候補がない場合は、人事・総務・勤怠管理担当者へ連絡するのが適切です。

その際、「○月○日の退勤打刻が空白なので打刻申請書を作成していますが、ワークフロー選択を開いても選択できるワークフローがありません」と具体的に伝えると状況を理解してもらいやすくなります。

可能であれば画面のスクリーンショットも用意するとよいでしょう。ただし氏名や社員番号など社内情報が含まれる場合は、会社が認めた連絡方法だけで共有してください。

ワークフローが複数あり、どれを選ぶか分からない場合も確認する

選択肢がない場合だけでなく、複数の候補が表示されて判断できない場合も、無理に選択する必要はありません。

承認ワークフローは勤怠記録を誰が承認するかを決める重要な設定です。誤った経路へ提出すると、差し戻されたり、承認処理が遅れたりする可能性があります。

初めて打刻申請を行う場合には、直属の上司や同じ部署の人へ「打刻申請ではどのワークフローを選択していますか」と確認するのも分かりやすい方法です。

申請後は「申請済み」になっているか確認する

ワークフローを選択して必要事項を入力したら、最後に申請ボタンを押します。入力しただけでは申請が完了していない場合があるため注意してください。

申請後に「申請中」「承認待ち」などのステータスへ変わったか確認します。会社の設定によって表示名称は異なります。

申請したつもりでも「下書き」状態のままであれば承認者へ届いていない可能性があります。月末の勤怠締め直前では特に確認しておきましょう。

承認されたら退勤時刻が反映されたか確認する

申請後は、上司や担当者による承認を待ちます。奉行Edge 勤怠管理クラウドでは従業員からの勤怠申請と管理者による承認をWeb上で行える仕組みが用意されています。[参照]

承認完了後に勤怠画面を開き、対象日の退勤時刻が正しく反映されているか確認しましょう。

「承認済み」なのに退勤時刻が空白のままなら、入力した申請内容や会社側の勤怠処理方法を確認する必要があります。この場合も勤怠担当者へ相談するのが確実です。

なぜ退勤時刻だけ空白になるのか

退勤時刻が記録されない原因として最も単純なのは、退勤時の打刻忘れです。

一方、スマートフォンで確実に操作した記憶があるにもかかわらず何度も退勤だけ空白になるのであれば、通信状態、打刻画面の操作、使用しているアプリやブラウザーなども確認したほうがよいでしょう。

奉行Edge 勤怠管理クラウドではPC、スマートフォン、タブレットなどによる打刻に対応しており、自身の打刻状況を確認できます。[参照]

打刻後に勤怠画面を確認する習慣を付ける

同じような打刻漏れが何度も発生する場合には、退勤操作の直後にその日の退勤時刻が登録されたか確認する習慣を付けると早期発見できます。

例えば退勤ボタンを押したあと、表示された時刻を確認してからブラウザーやアプリを閉じるようにします。

打刻したのに反映されていない状態をその場で発見できれば、月末になってから大量の打刻申請を行う必要も減らせます。

スマホとPCのどちらから申請しても基本的な考え方は同じ

奉行Edge 勤怠管理クラウドは、Webやスマートフォンから勤怠申請を行えるよう設計されています。OBC公式でも、従業員が自宅や外出先から申請できることが案内されています。[参照]

そのためスマホから申請してもPCから申請しても、「対象日を指定する」「正しい打刻時刻を入力する」「ワークフローを選ぶ」「申請する」という基本的な流れは同じです。

ただし画面レイアウトやボタンの位置は端末によって異なる場合があります。スマホで操作しにくければPCから確認すると分かりやすいこともあります。

会社ごとに画面や申請手順が違う理由

奉行クラウドでは、企業が実際に使用する申請書や承認経路を設定できます。OBC公式でも、自社で使用する申請書だけを従業員へ表示できる仕組みが紹介されています。[参照]

そのため、インターネットで検索して見つけた別会社の画面と、自分の会社で表示される画面が違っていても不思議ではありません。

特に「どのワークフローを選ぶか」「理由欄へ何を書くか」「誰まで承認が必要か」といった部分は会社独自の運用です。一般的な奉行クラウドの操作方法と、自社の勤怠ルールを分けて考える必要があります。

勤怠締め日が近い場合は早めに申請する

退勤時刻が空白の状態では、その日の勤務時間が正しく集計されない可能性があります。

奉行クラウドでは未打刻を管理する仕組みも用意されていますが、給与計算の締め処理までに修正が必要となる会社が一般的です。OBCでも未打刻へのアラートや勤怠申請・承認を行える機能を案内しています。[参照]

月末や給与締め日が近い場合は、「そのうち修正すればよい」と放置せず早めに申請しましょう。

退勤の空白が頻発する場合は担当者へ相談する

打刻忘れに心当たりがないにもかかわらず、自分だけ何度も退勤時刻が消える場合には、単なる操作忘れ以外の原因も考えられます。

その場合、「○月○日、○月○日にも退勤打刻が記録されなかった」というように発生日を記録して勤怠管理担当者へ相談すると調査しやすくなります。

スマホから打刻したのかPCから打刻したのか、打刻直後に画面へ時刻が表示されたかなども合わせて伝えると、原因の切り分けに役立ちます。

申請前に確認したいポイント

打刻申請を提出する前には、次の項目を確認しておくと差し戻しを防ぎやすくなります。

• 申請対象の日付が正しいか
• 出勤・退勤のどちらを修正するのか
• 実際の退勤時刻を入力しているか
• 必要な理由や備考を記載したか
• 会社指定のワークフローを選択したか
• 表示されている承認者に誤りがないか
• 最後に申請ボタンを押したか

申請内容に間違いがあると、一度差し戻して再申請する必要が出ることがあります。送信前に一度見直すとスムーズです。

まとめ：「ワークフロー選択」を押して会社指定の承認経路を選んで申請する

奉行クラウドの打刻申請書で「ワークフローが選択されていません」と表示されている場合は、基本的には申請の承認経路がまだ選択されていない状態です。

まず右側の「ワークフロー選択」を押し、会社側で用意されている候補を確認します。1つだけ表示される場合はそのワークフローを選び、複数ある場合は勤務先で指定されているものを選択します。その後、対象日、退勤時刻、必要であれば理由を入力し、内容を確認して申請します。

ただし、具体的にどのワークフローを選択すべきかは奉行クラウド共通の決まりではなく、それぞれの会社が設定しています。候補名を見ても判断できない場合は、直属の上司や総務・人事などの勤怠担当者へ確認するのが確実です。

また、「ワークフロー選択」を押しても候補が一つも表示されない場合は、自分に承認経路が割り当てられていないなど会社側の設定に原因がある可能性があります。その場合は従業員側で無理に解決しようとせず、勤怠管理担当者へ画面の状態を伝えて設定を確認してもらいましょう。

申請後は「申請中」「承認待ち」などの状態になっていることを確認し、承認後には対象日の退勤時刻が正しく反映されたかまで確認しておくと安心です。