OneDriveに保存している複数のWordファイルを1つの文書にまとめたい場合、「Wordのファイルからテキストを挿入を使いたいのにOneDriveが表示されない」という問題が発生することがあります。
この原因は、OneDriveがWordのファイル選択画面で通常のフォルダーとして認識されていない、オンライン上のファイルを直接参照できない設定になっている、同期状態に問題があるなど、いくつかの理由が考えられます。この記事では、OneDrive内の複数ファイルを効率よく結合する方法と、表示されない場合の対処方法を解説します。
Wordの「テキストをファイルから挿入」でOneDriveが表示されない理由
Wordには、複数の文書を1つにまとめるための「テキストをファイルから挿入」という機能があります。しかし、この機能は基本的にパソコン内のローカルフォルダーに保存されているファイルを対象として動作します。
OneDrive上のファイルはクラウド上に存在しているため、Wordの挿入画面から直接参照できない場合があります。特にブラウザ版Wordやオンラインのみのファイルでは、通常のフォルダーとは異なる扱いになります。
例えば、エクスプローラーではOneDriveフォルダーが表示されていても、実際のファイルがパソコン内に保存されていない場合、「ファイルから挿入」の一覧に出てこないことがあります。
OneDriveのファイルをパソコンに同期して結合する方法
最も確実な方法は、OneDriveのファイルをパソコンへ同期してからWordで結合する方法です。
手順は以下の通りです。
1. OneDriveアプリを起動する
2. 対象のファイルやフォルダーを右クリックする
3. 「このデバイス上で常に保持する」を選択する
4. ダウンロード完了後、Wordの「テキストをファイルから挿入」を開く
5. OneDriveフォルダー内のファイルを選択する
ファイルがパソコン内に存在する状態になれば、通常のWordファイルと同じように挿入できるようになります。
複数のWordファイルを1つにまとめる基本手順
同期したファイルをまとめる場合は、最初にベースとなるWord文書を開きます。
その後、以下の操作を行います。
「挿入」タブを選択
↓
「テキスト」グループの「オブジェクト」または「ファイルからテキスト」を選択
↓
追加したいWordファイルを複数選択
選択した順番で文書内容が追加され、複数のファイルを1つのWord文書として管理できます。
OneDriveのファイルをまとめる別の方法
ファイル数が多い場合や、Wordの挿入機能がうまく動かない場合は、別の方法を利用することもできます。
例えば、OneDriveから必要なファイルを一度パソコンへダウンロードし、フォルダー内で整理してから結合する方法があります。
また、Microsoft Word以外にもPDF結合ツールや文書管理ソフトを利用する方法があります。ただし、編集可能な状態を維持したい場合はWord形式のまま結合する方が適しています。
Wordファイルの順番が変わる場合の注意点
複数ファイルをまとめる際には、挿入される順番にも注意が必要です。ファイル選択時の順番やファイル名によって、意図しない順序で結合される場合があります。
例えば、「第1章.docx」「第2章.docx」「第3章.docx」のように名前を付けておくと、並び順を管理しやすくなります。
重要な資料を結合する場合は、結合後にページ区切りや見出し、目次などが正しく表示されているか確認すると安心です。
OneDriveの同期トラブルを確認するポイント
OneDriveファイルが表示されない場合は、同期状態も確認しましょう。
確認するポイント。
・OneDriveがサインイン状態になっているか
・同期が一時停止していないか
・ファイルに雲のマークが表示されていないか
・インターネット接続に問題がないか
雲のマークが表示されているファイルはオンライン上だけに存在している状態です。その場合は、右クリックからダウンロードして端末内に保存する必要があります。
まとめ
OneDriveに保存した複数のWordファイルを1つにまとめる場合、Wordの「テキストをファイルから挿入」でOneDriveが表示されないことがあります。
主な原因は、ファイルがクラウド上だけに保存されていて、Wordがローカルファイルとして認識できないためです。
解決するには、OneDriveのファイルをパソコンへ同期してから結合する方法が最も確実です。同期後にWordの挿入機能を利用すれば、複数の文書を1つのファイルとして効率的にまとめることができます。
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