Wordで日付と時間を自動更新する設定を使用する際、特定の状況で更新を停止したい場合があります。例えば、書類の最初に挿入した日付は更新されてほしいけれど、メモ中の手動入力の日付や時間は変更されたくない場合です。この記事では、このようなカスタマイズを実現する方法について解説します。
1. Wordでの日付と時間の自動更新機能とは？
Wordでは、文書に日付や時間を挿入する際に「自動的に更新する」オプションを選択できます。このオプションを有効にすると、文書を開くたびに日付や時間が自動的に現在のものに更新されます。
たとえば、契約書や報告書など、送付するたびに最新の日付を表示したい場合には非常に便利ですが、メモや手書きのように日付を手動で入力した場合に更新されると不便ですよね。
2. 自動更新を特定の場所で停止する方法
質問者が抱える問題は、手動で入力した日付や時間が、文書を開く度に自動的に更新されてしまうことです。これを回避するための方法をいくつか紹介します。
2.1. 自動更新機能を使用した日付と、手動入力の日付を分ける
まず、日付と時間を挿入する際に、自動更新が必要な箇所と手動で入力したい箇所を区別することが重要です。自動更新を必要とする日付には、[挿入] → [日付と時刻] → [自動的に更新する] を選択し、手動で入力する日付は、単純にキーボードで入力しましょう。
2.2. 手動で入力した日付にフィールドコードを使用しない
手動で入力した日付を更新させないためには、Wordのフィールドコードを使用しないことが鍵です。Wordでは、[Alt] + [Shift] + [D]や[Alt] + [Shift] + [T]を使用すると、日付や時間がフィールドコードとして挿入され、これらが更新対象となります。手動で入力した日付には、フィールドコードを使わずにただのテキストとして入力すれば、自動更新の影響を受けません。
3. フィールドコードの確認と管理方法
手動で入力した日付がフィールドコードとして扱われていないか確認し、必要であれば変更を加える方法について詳しく解説します。
3.1. フィールドコードを表示する
Wordでフィールドコードが使用されているか確認するには、[Alt] + [F9]を押すことで、フィールドコードを表示できます。これにより、日付や時間が自動更新される設定で挿入されているかをチェックできます。
3.2. フィールドコードを手動に変更する
もし、特定の日付がフィールドコードとして挿入されていた場合、それを手動入力に変更する方法は簡単です。フィールドコードを選択し、右クリックして「フィールドの削除」を選択します。これにより、日付が単なるテキストに変換され、自動更新されなくなります。
4. よくある質問とトラブルシューティング
自動更新をカスタマイズする際に直面しやすい問題とその解決策について紹介します。
4.1. 日付が自動的に更新されない
もし日付が更新されない場合、[挿入] → [日付と時刻] で「自動的に更新する」にチェックが入っているか確認してください。また、フィールドコードが正しく設定されていない可能性があるため、[Alt] + [F9]で確認してみましょう。
4.2. 手動入力した日付が自動更新される
手動で入力した日付が自動更新されてしまう場合は、その日付がフィールドコードとして挿入されている可能性があります。これを防ぐためには、フィールドコードを削除し、単なるテキストとして入力する必要があります。
5. まとめ：自動更新と手動入力の使い分け
Wordでの日付や時間の管理は、用途に応じて自動更新と手動入力を使い分けることがポイントです。送付する書類や契約書では自動更新を利用し、メモや手書きの場合には手動入力を選択することで、文書が正確に維持されます。日付がフィールドコードとして挿入されているかを確認し、適切に設定を行うことで、更新のトラブルを避けることができます。
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