Excel勤務表で「早番」の合計を数える方法｜COUNTIF関数で早・夜・明・休を自動集計

Excelで勤務表を作成していると、「早」「夜」「明」「休」などの勤務区分が各日に入力されており、職員ごとに早番が何回あるかを自動で数えたい場面があります。

このような勤務表では、COUNTIF関数を使うと、指定した範囲の中に「早」が何個あるかを簡単に集計できます。夜勤や明け、休日も同じ方法で数えられるため、勤務回数の集計表を作るときに便利です。

この記事では、Excelの勤務表で早番の合計を出す基本式から、夜勤・明け・休みをまとめて集計する方法、文字が一致しているのに数えられない場合の確認ポイントまで、具体例を使って解説します。

早番の合計はCOUNTIF関数で数えられる

勤務表の各セルに「早」「夜」「明」「休」などの文字を入力している場合、COUNTIF関数を使って特定の文字の個数を数えます。

例えば、職員1人分の勤務がB2:F2に入力されており、内容が「早、早、夜、明、休」だったとします。

この場合、早番の回数を表示したいセルに次の式を入力します。

=COUNTIF(B2:F2,"早")

この例ではB2:F2の中に「早」が2つあるため、結果は「2」になります。

COUNTIF関数の意味を覚えると応用しやすい

COUNTIF関数は、「指定した範囲の中に、条件と一致するセルがいくつあるか」を数える関数です。

基本形は次のようになります。

=COUNTIF(範囲,"条件")

勤務表であれば、「範囲」に1か月分の勤務セル、「条件」に「早」を指定します。

「早の回数を知りたい」という場合は、勤務が入力されている範囲を指定して、条件を「早」にするだけです。

1か月分の勤務表なら範囲を月末まで指定する

例えば、B列からAF列までが1日から31日までの勤務入力欄だとします。職員名がA2セルにあり、その職員の勤務がB2:AF2に入力されている場合、早番の合計は次の式になります。

=COUNTIF(B2:AF2,"早")

この式を使えば、31日分の勤務の中に「早」が何回入力されているかを自動で集計できます。

勤務表をあとから修正して「休」を「早」に変更した場合でも、COUNTIF関数の結果は自動で更新されます。

夜勤・明け・休みも同じ方法で集計できる

COUNTIF関数では、条件の文字を変更するだけで他の勤務区分も数えられます。

例えば、勤務が「早、早、夜、明、休」なら、早番は2、夜勤は1、明けは1、休みは1という結果になります。

勤務表の右端に「早」「夜」「明」「休」の集計欄を作っておけば、各職員の勤務回数をひと目で確認できます。

複数の職員にも同じ式をコピーできる

職員が複数いる場合でも、1人目の集計式を作れば、下の行へコピーして使えます。

例えば2行目が田中さん、3行目が佐藤さん、4行目が鈴木さんという勤務表なら、2行目に次の式を入力します。

=COUNTIF(B2:AF2,"早")

そのセルを下方向へコピーすると、3行目では自動的に次のように変わります。

=COUNTIF(B3:AF3,"早")

4行目ではB4:AF4となるため、職員ごとに個別の式を入力する必要はありません。

集計項目の見出しを利用すると式を使い回せる

さらに便利にするなら、「早」「夜」「明」「休」の見出しセルを条件として参照する方法があります。

例えばAG1に「早」、AH1に「夜」、AI1に「明」、AJ1に「休」と入力しているとします。AG2には次の式を入れます。

=COUNTIF($B2:$AF2,AG$1)

この式を右方向へコピーすると、AG1の「早」がAH1の「夜」、AI1の「明」、AJ1の「休」に変わるため、それぞれの回数を自動で集計できます。

さらに下方向へコピーすれば、複数の職員についても同じ仕組みで集計できます。

「早1」「早A」なども早番として数えたい場合

勤務表によっては「早」だけでなく、「早1」「早A」「早番」など複数の表記を使うことがあります。その場合、完全一致のCOUNTIFでは「早」だけしか数えません。

「早」で始まる文字をすべて数えたい場合は、ワイルドカードの「*」を使います。

=COUNTIF(B2:AF2,"早*")

この式なら「早」「早1」「早A」「早番」など、「早」から始まるセルをまとめて数えられます。

ただし、本来別の勤務区分として扱う文字まで数えてしまう可能性があるため、勤務表のルールに合わせて使用してください。

「早」があるのに0になる場合の確認ポイント

見た目では「早」と入力されているのにCOUNTIFの結果が0になる場合は、セル内に余分な空白や別の文字が含まれている可能性があります。

例えば「早」の後ろにスペースが入り「早 」になっていると、条件「早」と完全一致しないため数えられない場合があります。また、入力規則やコピー元によって見えない文字が混ざっているケースもあります。

セルを選択して数式バーを確認し、文字の前後に空白がないか確認しましょう。勤務表を長期的に運用するなら、データの入力規則で「早・夜・明・休」から選択できるプルダウンを作ると入力ミスを防ぎやすくなります。

入力規則で勤務区分をプルダウンにすると集計が安定する

勤務表を手入力していると、「早」と「早番」、「休」と「休み」のように表記がばらつくことがあります。COUNTIF関数は文字を条件として数えるため、表記を統一することが重要です。

Excelの「データ」→「データの入力規則」から「リスト」を選び、元の値に「早,夜,明,休」と設定すれば、各セルで勤務区分を選択できるようになります。

入力内容が統一されれば、COUNTIF関数による集計ミスも減らせます。職員数が多い勤務表では特に有効です。

日ごとの早番人数を数えることもできる

職員ごとの早番回数だけでなく、「この日に早番が何人いるか」を数えたい場合もCOUNTIF関数を利用できます。

例えばB列が1日の勤務で、B2:B20に19人分の勤務が入力されている場合、1日の早番人数は次の式で求められます。

=COUNTIF(B2:B20,"早")

この式を右へコピーすると、2日、3日、4日と各日の早番人数を自動集計できます。

必要人数を下回っていないか確認する勤務表にも応用できます。

COUNTIFSを使えば複数条件も集計できる

より複雑な勤務表では、COUNTIFS関数を利用して複数条件を指定することもできます。

例えば職員の所属部署と勤務区分を別々の列で管理している場合、「A部署で早番の職員数」のような条件を指定できます。

=COUNTIFS(A2:A20,"A部署",B2:B20,"早")

通常の個人勤務表で単に早番を数えるだけならCOUNTIFで十分ですが、部署別や資格別に人数を管理したい場合にはCOUNTIFSが役立ちます。

勤務時間の合計と勤務回数は別に考える

COUNTIFで求められるのは「早番が何回あるか」という回数です。実際の勤務時間の合計を出したい場合は別の計算が必要です。

例えば早番を8時間、夜勤を16時間として総勤務時間を計算するなら、勤務回数にそれぞれの時間を掛けて合計します。

=COUNTIF(B2:AF2,"早")*8+COUNTIF(B2:AF2,"夜")*16

ただし実際の労働時間、休憩、夜勤の扱いは職場ごとに異なるため、給与計算などに使う場合は勤務規程に合わせて式を設計する必要があります。

まとめ｜早番の合計はCOUNTIFで簡単に求められる

Excelの勤務表で「早」が何回あるかを数える場合は、COUNTIF関数を使うのが最も簡単です。

例えば勤務欄がB2:AF2なら、早番の合計は「=COUNTIF(B2:AF2,\”早\”)」で求められます。 同じように条件を「夜」「明」「休」へ変更すれば、それぞれの勤務回数も集計できます。

職員が複数いる場合は式を下へコピーし、勤務区分の見出しも利用するなら「=COUNTIF($B2:$AF2,AG$1)」のようにすると、早番・夜勤・明け・休みをまとめて効率よく集計できます。入力文字を統一しておけば、勤務表の変更にも自動で対応できる使いやすい集計表になります。