Word文書の編集履歴とプライバシー: メールで送信した際に見られる情報とその対策

Word文書をメールで送信した場合、受信者があなたの作成した文書の編集履歴をどこまで見ることができるか、そしてその情報をどのように保護するかについて、詳しく解説します。

1. Word文書の編集履歴とは？

Word文書には、作成日時、最終更新日、変更履歴など、さまざまなメタデータが含まれています。これらのデータは、文書の「プロパティ」として記録され、誰かがその文書を開くと確認できる場合があります。

また、コピー＆ペーストの履歴や編集内容、さらにはどの部分をいつ変更したかが記録されることがあります。これらの情報は、特に注意が必要です。

受信者がWord文書を開いた際、以下の情報を確認できる可能性があります。

特に、文書を保存して送信する際に、編集履歴を削除せずに送ると、受信者はその編集内容を追跡することができます。

編集履歴を削除して送信することで、受信者が不必要な情報を確認できないようにすることができます。方法は以下の通りです。

Wordで文書を開き、「ファイル」→「情報」→「ドキュメントの管理」→「バージョン履歴の削除」を選択します。
または、「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「文書のプロパティを保存しないようにする」にチェックを入れることで、将来的に保存されるメタデータを最小限にできます。

これで、受信者は文書の編集履歴を見ることができなくなります。

文書を完全に保護したい場合は、Word文書を「PDF形式」に変換することも検討しましょう。PDF形式では、元のWord文書のメタデータや編集履歴を削除した状態で送信できます。

また、文書をパスワードで保護し、許可された人のみが開けるようにすることも有効な対策です。これにより、文書の内容が無断で編集されたり、編集履歴が見られることを防げます。

Word文書の編集履歴やコピー＆ペーストの履歴が受信者に見られないようにするためには、メタデータを削除することが重要です。これを行うことで、プライバシーを守りつつ、意図しない情報漏洩を防ぐことができます。さらに、PDFに変換したり、パスワードで保護したりすることで、より安全に文書を送信できます。

文書を送信する前に、これらの設定を確認することで、情報の漏洩を防ぎ、より安全に作業を進めることができます。