Microsoft Formsで社内イベントの参加調査や部署別集計を行い、その結果をExcelに取り込んだものの、思うように集計や層別表示ができずに困るケースは少なくありません。本記事では、FormsとExcelを連携させたデータ整理の基本構造と、シート分け・集計方法の考え方について整理します。
Microsoft FormsとExcel連携データの基本構造
Microsoft Formsの回答データは、Excelに出力すると「1行＝1回答」の形で蓄積されます。
この構造は一見シンプルですが、そのままでは部署別や項目別の集計がしづらい特徴があります。
そのため、まずは「元データ」と「集計用データ」を分けて考えることが重要です。
一つのシートに貼り付けるべき理由と注意点
多くのケースでは、Formsの生データは1つのシートに集約するのが基本です。
理由は、複数シートに分散すると更新や集計の基準が崩れやすくなるためです。
そのため、まずは「回答一覧シート」を固定し、そのデータを参照する形で別シートに集計を作成します。
別シートで層別集計を行う基本的な方法
Excelでは、関数やピボットテーブルを使うことで層別集計が可能です。
例えば、部署別の人数を出す場合はCOUNTIF関数やピボットテーブルが有効です。
催し物ごとの参加状況なども、同様に項目を行列に整理することで可視化できます。
おすすめの集計方法（ピボットテーブル中心）
最も効率的なのはピボットテーブルを使った集計です。
ドラッグ操作だけで「部署×参加状況」や「食数別集計」などを柔軟に切り替えられます。
また、スライサーを使うことで、非エンジニアでも直感的に分析できる環境を作れます。
生成AIを活用したデータ整理の補助方法
最近では、Excel作業の補助として生成AIを活用する方法も有効です。
例えば、Microsoft CopilotやChatGPTを使うことで、関数の自動生成や集計設計の提案を受けることができます。
また「このデータを部署別に集計したい」といった指示から、適切な関数や手順を提案させることも可能です。
まとめ
Microsoft FormsとExcelの連携では、まず生データを一元管理し、その上で別シートに集計用構造を作ることが重要です。
ピボットテーブルを中心に設計することで、部署別や項目別の集計も柔軟に対応できます。
さらに生成AIを活用することで、関数作成や設計作業の効率を大きく向上させることができます。
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