ハンドメイド販売の在庫・利益管理を効率化する方法｜NumbersやExcelで作る商品管理表の作り方

ハンドメイド作品やパーツ販売の注文数が増えると、手書きでの売上や利益計算は時間がかかり、記入ミスも起こりやすくなります。特に複数の商品を組み合わせて購入される販売スタイルでは、商品ごとの原価や利益、販売数を正しく管理する仕組み作りが重要です。

この記事では、ハンドメイド販売者向けに、スマホのNumbersやExcelなどの表計算ソフトを使った商品管理・利益管理の考え方、作成すると便利なシート構成、使いやすい関数や管理方法について詳しく解説します。

ハンドメイド販売では商品一覧と注文管理を分けるのがおすすめ

商品数が100種類以上ある場合、すべてを1つの表で管理しようとすると複雑になり、入力ミスが増えやすくなります。そのため、基本となる商品データと注文データは分けて管理する方法が向いています。

おすすめの構成は、以下のような3つのシートに分ける方法です。

例えば、商品マスターには「商品番号」「商品名」「仕入れ価格」「販売価格」「1個あたりの利益」などを登録します。ここを元データにすることで、同じ情報を何度も入力する手間を減らせます。

最初に作る商品一覧では、商品ごとの利益が自動で分かるように設定すると便利です。

商品番号	商品名	原価	販売価格	利益
01	パーツA	50円	150円	100円
05	パーツB	80円	200円	120円

利益欄は「販売価格－原価」で計算できます。例えばExcelやNumbersなら「=販売価格のセル-原価のセル」のような簡単な計算式で自動化できます。

また、販売手数料が販売額の10％かかる場合は、手数料用の列を追加すると正確な利益が分かります。

例として販売価格150円の商品なら、販売手数料15円を引き、原価50円の場合は「150円-15円-50円＝85円」が実際の利益になります。

ハンドメイドパーツ販売では、1人のお客様が複数種類の商品を購入するケースが多いため、注文単位で管理する表を作ると便利です。

注文管理表には以下のような項目を作成します。

例えば「01番を4個、05番を10個、99番を1個購入」という注文の場合、それぞれの商品番号ごとに入力します。商品ごとの販売数も後から集計しやすくなります。

数量を入力すると利益が自動計算されるように設定すると、毎回電卓で計算する必要がなくなります。

表計算ソフトでは、いくつかの関数を使うだけでハンドメイド販売の管理がかなり楽になります。

例えば商品番号を入力するだけで商品名や価格が自動表示されるようにすると、130種類の商品でも管理しやすくなります。

毎月「何が何個売れたか」「どの商品が利益を生んでいるか」が分かるようになるため、仕入れ判断にも役立ちます。

パソコンがなくても、iPhoneのNumbersを使えば簡単な売上管理表を作成できます。商品の一覧や注文記録、簡単な利益計算であれば十分対応できます。

ただし、商品数が増えたり、複雑な集計をしたりする場合は、スマホ画面では作業量が多くなることがあります。

例えば130種類の商品を入力したり、大量の注文データを修正したりする場合は、キーボード付きのタブレットやパソコンがあると作業効率が大きく向上します。

ハンドメイド販売では、商品の利益だけを見ると実際の収益とズレることがあります。販売手数料や送料も含めて計算することが大切です。

例えば、商品合計1000円の場合、販売手数料10％で100円、送料250円の場合は以下のように計算できます。

このように経費をすべて含めた管理表を作ることで、「売れているのに利益が少ない」という状態を防ぐことができます。

ハンドメイドパーツの種類や注文数が増えてきた場合、手書き管理から表計算ソフトでの管理へ移行することで、利益計算や売上確認が簡単になります。

おすすめは「商品マスター」「注文管理表」「売上・利益集計表」の3つに分ける方法です。商品情報を一度登録しておけば、注文ごとの利益計算や月ごとの販売分析も効率化できます。

最初から複雑な表を作る必要はありません。まずは商品一覧と注文記録から始め、販売量に合わせて関数や集計機能を追加していくことで、自分に合った管理方法を作ることができます。