Wordの検索と置換で前回の入力内容を別ファイルでも再利用する方法

Wordの「検索と置換」機能は文書内の文字列を効率よく変更できる便利なツールです。しかし、別のファイルを開いた際に、前回入力した検索・置換の内容を再利用できるかどうかはよく疑問に思われます。

本記事では、Wordで複数ファイルにわたって同じ置換作業を効率化する方法や設定のポイントを解説します。

検索と置換の履歴機能

Wordには直前に使用した検索語と置換語の履歴があります。通常、Ctrl+Hで「検索と置換」ダイアログを開くと、以前の入力内容はドロップダウンリストとして表示されます。

この履歴はWordを閉じるまで保持されるため、同じセッション内であれば、別のファイルを開いても前回の入力内容を再利用できます。

新しいファイルを開いた後、Ctrl+Hで「検索と置換」ダイアログを開きます。検索ボックスをクリックすると、過去の検索語の履歴が表示されます。同様に置換ボックスも履歴が利用可能です。

もし履歴が表示されない場合は、Wordを閉じて再起動せずに同じセッションで作業することで履歴を保持できます。

例えば、社内文書で会社名を変更する場合、1つ目の文書で検索と置換を実施した後、2つ目の文書を開き、履歴から同じ検索・置換文字列を選択することで作業を短時間で完了できます。

この方法により、同じ入力を再度手入力する手間を省けます。

頻繁に使う検索・置換文字列は、メモ帳やExcelなどに保存しておくと、Wordを再起動した場合でもすぐにコピー＆ペーストで使用可能です。

また、マクロを活用すれば、複数ファイルにわたる置換作業を自動化することもできます。

Wordの検索と置換では、同一セッション内であれば前回の検索語と置換語の履歴を別ファイルでも利用できます。別セッションの場合は、外部に文字列を保存するか、マクロで自動化することで効率的に作業が可能です。

履歴の活用とマクロの併用により、複数の文書での置換作業も短時間で安全に行えます。