Power Automateを利用すると、Webサイト上で発生した情報を検知し、別のシステムやフォームへ自動的に入力する業務自動化が可能です。ブラウザで確認している掲示板や投稿ページの内容を、条件に応じて別サイトへ転記したい場合も、構成次第で実現できます。
この記事では、特定キーワードを含む投稿を検出して別サイトの指定フォームへ入力する仕組みや、Power Automateで必要になるアプリ、実現方法のポイントについて詳しく解説します。
Power AutomateでWebサイトの投稿を自動転記することは可能か
Power Automateでは、Webブラウザ上の操作を自動化する機能があり、条件に合った情報を取得して別の場所へ入力する処理を作成できます。
例えば、掲示板や社内サイトなどに「緊急」「申請」「確認」など特定のキーワードを含む投稿が登録された場合、その投稿内容を取得して、別サイトの入力フォームへ転記するといった流れを作れます。
ただし、対象となるWebサイトがどのような仕組みで作られているかによって難易度は変わります。APIが用意されているサイトであれば安定した自動化が可能ですが、単純なブラウザ操作しかできない場合はPower Automate Desktopを利用するケースが多くなります。
実現する場合の基本的な自動化フロー
今回のような処理では、以下のような流れでPower Automateのフローを作成します。
- Webサイトの新規投稿を確認する
- 投稿タイトルや本文から指定キーワードを検索する
- 条件に一致した場合、投稿内容を取得する
- 別サイトを開いて指定フォームへ入力する
- 送信ボタンを押して登録する
例えば、「タイトルに『故障』という文字が含まれる投稿があった場合、その内容を問い合わせ管理フォームへ登録する」といった業務フローを自動化できます。
投稿数が多いサイトでは、人が毎回確認する作業を減らせるため、入力漏れ防止や作業時間短縮につながります。
Power Automateには2種類のアプリがある
Power Automateを利用する場合、用途によって使用するアプリが異なります。
Power Automate（クラウド版）
Power Automateのクラウド版は、Webサービス同士を連携する自動化に向いています。
例えば、メール受信をきっかけに処理を開始したり、SharePointやMicrosoft Teamsなどのサービスと連携したりする場合に利用します。
Power Automate Desktop
Power Automate Desktopは、パソコン上の操作を自動化するためのアプリです。
ブラウザを開く、文字を入力する、ボタンをクリックするといった人間が行う操作を記録して自動実行できます。
例えば、API連携できないWebサイトのフォームへ情報を入力する場合は、Power Automate Desktopを利用することが多くなります。
Webサイトから情報を取得する方法
投稿内容を取得する方法はいくつかあります。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| API連携 | 最も安定した方法。サイト側が対応している場合に利用可能 |
| RSS取得 | 新着投稿の確認に向いている |
| Webスクレイピング | 画面上の情報を取得する方法 |
| ブラウザ操作自動化 | 人の操作を再現して入力できる |
例えば社内掲示板にRSS機能がある場合は、新規投稿を検知して処理を開始できます。一方、ログインが必要な独自システムの場合はPower Automate Desktopでブラウザ操作を自動化する方法が現実的です。
自動転記する際に注意したいポイント
Webサイトへの自動入力は便利ですが、サイトの仕様変更によって動作しなくなる可能性があります。
特にPower Automate Desktopで画面操作を自動化する場合、ボタン位置や入力欄の変更によって修正が必要になることがあります。
また、ログイン情報や個人情報を扱う場合は、パスワード管理やアクセス権限にも注意が必要です。業務で利用する場合は、セキュリティ設定を確認したうえで導入することが重要です。
まとめ
Power Automateを使えば、特定キーワードを含むWeb投稿を検出し、その内容を別サイトのフォームへ自動転記する仕組みを作ることは可能です。
Webサービス間の連携ならクラウド版Power Automate、ブラウザ操作やフォーム入力まで自動化したい場合はPower Automate Desktopが適しています。
実際に構築する際は、対象サイトがAPI対応しているか、ログインが必要か、画面操作による自動化が必要かを確認すると、安定した自動化フローを作成できます。
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