Excelで管理している在庫情報や備品情報をQRコード化すると、現場でスマートフォンを使って必要な情報をすぐ確認できるようになります。管理番号、名前、保管場所、在庫数、使用機械などのデータも、QRコードを読み取るだけでテキスト情報として表示できます。
この記事では、Excelで管理データを作成し、その内容をQRコードに変換する方法や、在庫管理で使いやすいデータ構成、運用時の注意点について詳しく解説します。
Excelの管理データをQRコード化する仕組み
QRコードは、文字情報やURLなどのデータを小さな画像形式に変換したものです。スマートフォンのカメラやQRコード読み取りアプリで読み込むと、登録した情報を表示できます。
例えば、Excelで以下のような管理情報を作成した場合、その内容をQRコードに保存できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 管理番号 | A-001 |
| 名前 | ドリル刃 |
| 保管場所 | 棚A |
| 在庫 | 3本 |
| 使用機械 | 加工機01 |
QRコードを読み取ると、「管理番号：A-001」「保管場所：棚A」のような文字情報をスマホ画面に表示できます。
ExcelでQRコード用のデータを作成する方法
まずはExcelでQRコードに登録する情報を1つのセルにまとめます。QRコードは複数の項目を個別に認識するものではなく、1つの文字データとして保存するためです。
例えば、以下のような形式でデータを作成します。
管理番号：A-001
名前：ドリル刃
保管場所：棚A
在庫：3本
使用機械：加工機01
このように改行を含めた文章形式にすると、読み取った時に見やすいテキストとして表示されます。
ExcelからQRコードを作成する方法
Excel単体には標準でQRコード作成機能が搭載されていないため、一般的にはQRコード作成サービスや専用アドインを利用します。
代表的な方法は以下の通りです。
- QRコード作成サイトにExcelの文字データを入力する
- Excel用QRコード作成アドインを利用する
- Power AutomateやVBAで自動生成する
少量の備品管理であればQRコード作成サイトでも十分ですが、数百件以上の商品を管理する場合はExcelと連携できる仕組みを作ると効率的です。
大量の在庫管理ではQRコードとExcel連携がおすすめ
管理する物品が多い場合、1件ずつQRコードを作成する方法では手間がかかります。その場合は、Excelの一覧表から自動的にQRコード画像を生成する方法が便利です。
例えば、Excelに以下のような一覧を作成します。
| 管理番号 | 品名 | 場所 | 在庫 |
|---|---|---|---|
| A001 | 工具セット | 棚B | 5 |
| A002 | 測定器 | 棚C | 2 |
この一覧からQRコードを自動生成すれば、各工具や部品にQRコードラベルを貼り付けて管理できます。
QRコード表示用データを作るときのポイント
QRコードに保存する情報は、必要最低限にすると読み取りやすくなります。情報量が多すぎるとQRコードが細かくなり、読み取りに時間がかかる場合があります。
例えば、現場で確認したい情報が保管場所と在庫数だけなら、以下のように簡潔にする方法もあります。
管理番号：A001
場所：棚A
在庫：3本
一方で、履歴管理や入荷日なども確認したい場合は、QRコードには詳細情報を直接入れず、管理ページのURLを登録する方法もあります。
より本格的な管理ならQRコードからデータベースを見る方法もある
企業や工場などで利用する場合、QRコードには直接すべての情報を入れず、Excelやクラウド上の管理データへのリンクを登録する方法がよく使われます。
例えば、QRコードを読み取ると管理番号の商品ページが開き、そこに以下の情報を表示できます。
- 現在の使用場所
- 使用者
- 入荷日
- 点検履歴
- 交換履歴
この方法なら、情報を更新してもQRコードを作り直す必要がありません。
まとめ
Excelで管理している在庫情報や備品情報は、QRコード化することでスマートフォンから簡単に確認できるようになります。
管理番号、名前、保管場所、在庫数などの情報を文章形式でまとめれば、QRコードを読み取った際にテキストとして表示できます。
少量の管理ならQRコード作成サービス、大量管理ならExcel連携やデータベース方式を利用すると、効率的でミスの少ない管理システムを作ることができます。
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