Microsoft OneDriveを利用していると、パソコン内のすべてのデータではなく、特定のフォルダーだけをクラウドへ保存したい場合があります。仕事用のファイルだけ共有したい、容量を節約したい、個人的なデータは同期したくないというケースも多くあります。
OneDriveでは同期するフォルダーを選択することが可能です。この記事では、共有したいフォルダーだけをOneDriveに保存する方法や、同期設定を変更する際の注意点について詳しく解説します。
OneDriveは共有したいフォルダーだけ保存できる
OneDriveでは、パソコン内にあるすべてのファイルを必ず保存する必要はありません。「同期するフォルダーを選択する」設定を利用することで、必要なフォルダーだけをクラウド上に保存できます。
例えば、仕事用の「資料」フォルダーだけをOneDriveへ保存し、プライベート写真や個人的な書類はパソコン内だけに残すという使い方ができます。
ただし、OneDriveの同期設定は「共有するフォルダーを選ぶ」というより、「パソコンと同期するフォルダーを選ぶ」という仕組みです。クラウド上に保存されているデータとパソコン側で表示するデータを分けて管理します。
OneDriveで同期するフォルダーを選択する方法
OneDriveで特定のフォルダーだけを同期するには、以下の手順で設定します。
- タスクバー右下のOneDriveの雲アイコンをクリックする
- 歯車マークの「設定」を開く
- 「アカウント」を選択する
- 「フォルダーの選択」をクリックする
- 同期したいフォルダーだけにチェックを入れる
設定後、チェックを外したフォルダーはパソコン上のOneDriveフォルダーから表示されなくなります。ただし、クラウド上のデータ自体が削除されるわけではありません。
例えば、「仕事」というフォルダーだけチェックを入れれば、そのフォルダーだけがパソコンとOneDrive間で同期されるようになります。
特定のフォルダーを他人と共有する方法
OneDriveでは、保存するフォルダーを選ぶだけでなく、特定のフォルダーだけを他の人へ共有することもできます。
共有したいフォルダーを右クリックし、「共有」を選択すると、共有リンクを作成できます。リンクを送ることで、相手は指定したフォルダーだけを閲覧したり編集したりできます。
例えば、会社のプロジェクト資料だけを同僚と共有し、個人用の写真フォルダーは共有しないといった管理が可能です。
OneDriveの同期と共有の違いに注意
OneDriveを利用する際に混同しやすいのが、「同期」と「共有」の違いです。
| 機能 | 意味 |
|---|---|
| 同期 | パソコンとOneDriveのファイルを同じ状態に保つ |
| 共有 | 他の人が特定のファイルやフォルダーへアクセスできるようにする |
例えば、自分のノートパソコンとデスクトップパソコンで同じ資料を使いたい場合は同期を利用します。一方、家族や仕事仲間に資料を渡したい場合は共有機能を利用します。
「共有したいフォルダーだけ保存したい」という場合、目的によって設定方法が変わります。自分の端末間で使うなら同期設定、他人へ渡すなら共有設定を使うのが適しています。
OneDriveの容量を節約する設定
OneDriveの容量が不足しそうな場合は、不要なフォルダーを同期対象から外すことで管理しやすくなります。
また、「ファイルオンデマンド」を利用すると、必要な時だけファイルをダウンロードすることもできます。これにより、クラウド上には保存しながらパソコンの容量を節約できます。
例えば、大量の写真や動画をOneDriveに保存している場合でも、普段使わないデータをオンラインのみの状態にすることで、SSDやHDDの空き容量を確保できます。
同期解除するときの注意点
OneDriveの同期設定を変更するときは、重要なデータが消えないように注意が必要です。
同期フォルダーのチェックを外すと、そのフォルダーはパソコンから表示されなくなります。そのため、必要なデータがクラウド上に存在することを確認してから設定を変更しましょう。
特に仕事用ファイルや写真など大切なデータの場合は、念のため別の場所にもバックアップを取っておくと安心です。
まとめ
OneDriveでは、共有したいフォルダーだけを保存したり、同期したりすることが可能です。ただし、「同期」と「共有」は別の機能なので、目的に合わせて使い分けることが重要です。
自分の複数のパソコンで同じデータを使いたい場合は同期するフォルダーを選択し、他人へ特定のデータを渡したい場合は共有機能を利用しましょう。
必要なフォルダーだけを管理することで、OneDriveの容量を有効活用でき、安全で効率的なファイル管理ができます。
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