事務職に就きたいと思ったとき、気になるのがWordやExcelをどの程度使えればよいのか、パソコン教室へ通う必要があるのかという点です。また、事務職では電話応対を担当することもあり、パソコン操作以外の基本的な仕事の進め方も知っておくと安心です。
実際に求められるスキルは一般事務、営業事務、経理事務など職種や会社によって異なります。そのため、最初から高度な機能をすべて覚えるより、求人票を確認しながら実務でよく使う基本操作を確実に身につけることが重要です。
事務職ではWord・Excelをどのくらい使えればよい？
一般的な事務職では、Wordで文書を作成したり、Excelでデータを入力・集計したりする仕事があります。会社独自の業務システムやメール、チャット、Webブラウザなどを併用する職場もあるため、WordとExcelだけを使えることが事務能力のすべてではありません。
Wordなら文字入力、書式設定、箇条書き、表の作成、ページ設定、印刷などが基本です。すでに用意された文書の一部を修正し、レイアウトを崩さず保存・印刷できる程度の操作力があると実務につながりやすくなります。
Excelではデータ入力、セルの書式設定、行・列の操作、並べ替え、フィルター、印刷設定などに加え、SUMやAVERAGEなどの基本的な関数を扱えると便利です。求人によってはIF、COUNTIF、SUMIF、XLOOKUPなどの関数やピボットテーブルを求められることもあるため、応募先の仕事内容に合わせて学習範囲を広げます。
パソコン教室には通ったほうがいい？
WordやExcelを覚えるために、必ずパソコン教室へ通わなければならないわけではありません。書籍や動画教材、オンライン講座などを利用した独学でも習得できます。反対に、パソコン操作そのものに慣れていない場合は、分からないところをその場で質問できる教室が役立つことがあります。
重要なのは「教室へ通ったか」ではなく、実際に操作できることです。例えばExcelを学ぶなら、機能を眺めるだけではなく、架空の売上表や顧客一覧を自分で作り、合計の計算、並べ替え、フィルター、印刷まで一通り練習すると実践的です。
パソコン教室を利用する場合は、単に資格取得を目標とするコースだけでなく、事務職向けの文書作成や表計算を実際に練習できるかも確認するとよいでしょう。自宅でも復習できる環境があれば、操作を繰り返して定着させやすくなります。
事務職に就くためにWord・Excelのテストや資格は必要？
事務職になるために全国共通で必須となるWord・Excelの試験があるわけではありません。資格がなくても応募できる事務職はあります。一方、採用選考でPCスキルチェックを実施する会社や、求人票に「Excel基本操作」「Wordを使用した文書作成」などの条件を記載する会社もあります。
選考時の実技確認では、文字入力や表の作成、指定された書式への変更、簡単な計算など、その会社が必要とする能力を確認される可能性があります。試験の有無や内容は企業によって異なるため、募集要項を確認することが基本です。
自分のスキルを客観的に示したい場合には、Microsoft Office製品の操作能力を評価するMOSなどの資格を学習目標にする方法もあります。ただし、資格を持っていることと仕事を円滑に処理できることは完全に同じではありません。資格学習と並行して、実際の事務作業を想定した練習を行うことが効果的です。
電話応対ではメモを取るのが基本
電話応対を担当する事務職では、メモを取れるよう準備しておくことが大切です。相手の会社名、氏名、電話番号、用件、誰への連絡なのか、折り返しが必要なのかなどを記録し、担当者へ正確に伝えます。
例えば担当者が不在のときには、「○○株式会社の△△様、14時20分ごろ、契約書について、折り返し希望、電話番号○○」というように要点を残します。記憶だけに頼るより、情報の抜けや取り違えを防ぎやすくなります。
聞き取れなかった会社名や氏名を曖昧なまま記録するのではなく、必要に応じて丁寧に聞き直すことも重要です。電話を受けながらメモを取ることに慣れていない場合は、家族などに協力してもらい、架空の電話内容を聞きながらメモする練習もできます。
事務職を目指すならパソコン以外のスキルも大切
事務職ではパソコン操作だけでなく、正確性、確認する習慣、期限管理、電話・メールでのコミュニケーションなども重要です。入力速度が速くても数字を間違えてしまえば問題になるため、速さと同時に正確さを意識する必要があります。
ファイルやフォルダーを適切に扱えることも実務では役立ちます。「どこに保存したか分からない」という状態にならないよう、ファイル名の変更、コピー、移動、PDF保存、添付ファイルの扱いなど、Windowsや使用端末の基本操作も練習しておくと安心です。
また、メールでは件名、宛先、添付ファイルなどを確認してから送信する習慣が必要です。事務職を目指す段階では、特定のソフトだけに集中するより、日常的なオフィス業務を一通り処理できる基礎力を作ると仕事に入りやすくなります。
未経験から事務職を目指す場合のおすすめ練習方法
未経験の場合は、まず文字入力とファイル操作を身につけ、その後Word、Excel、メール、電話応対という順序で練習すると整理しやすくなります。最初からExcelの高度な関数やマクロまで覚える必要はありません。
具体的には、Wordで社内のお知らせ文を1枚作成し、Excelで10人分程度の架空の顧客一覧や売上表を作ってみます。売上表ではSUM関数で合計を求め、フィルターで特定の商品だけを表示し、最後にA4用紙へ収まるよう印刷設定をしてみると、複数の基本操作をまとめて練習できます。
電話については「誰から・誰宛て・何の用件・折り返しの要否・連絡先・受電日時」という項目をあらかじめ書いた電話メモのひな型を作る方法があります。仕事を始めた後は勤務先のルールや使用システムに合わせて覚えていけばよいため、就職前には基礎を固めることを優先するとよいでしょう。
まとめ
事務職を目指すためにパソコン教室への通学やWord・Excelの資格取得が必須というわけではありません。大切なのは、応募する仕事で必要となる基本操作を実際にできる状態にしておくことです。
Wordでは文書作成、Excelでは入力・表作成・基本的な計算やデータ整理から始め、必要に応じて関数などへ学習範囲を広げていくと効率的です。独学が難しければパソコン教室を利用するという考え方でも問題ありません。
さらに、電話を受けた際のメモ、メール、ファイル管理、確認作業なども事務職の重要な基礎です。求人票に書かれている仕事内容と必要スキルを確認しながら、実際の仕事を想定した練習を積み重ねることが、未経験から事務職を目指すうえで現実的な準備になります。
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