Microsoft 365 Personalの1か月無料試用版を利用した後、契約を継続しなかった場合でも、これまで作成したWordやExcelなどの既存ファイルをどう扱えばよいのか迷う方は少なくありません。特にOneDrive上ではなく、パソコン内に保存しているファイルを印刷したい場合、どのような方法があるのかを知っておくことが大切です。この記事では、Microsoft 365の試用期間終了後に既存ファイルを印刷する方法や、利用できなくなる機能、代替手段について詳しく解説します。
Microsoft 365 Personalの無料試用期間終了後に起こること
Microsoft 365 Personalの無料試用期間が終了すると、契約を継続しない場合はWordやExcelなどのOfficeアプリが通常の編集機能を利用できない状態になります。
ただし、パソコン内に保存しているWordファイルやExcelファイルそのものが削除されるわけではありません。ファイルはそのまま残るため、別の方法で開いたり印刷したりすることは可能です。
例えば、無料期間中に作成した「報告書.docx」や「家計簿.xlsx」がパソコンのドキュメントフォルダーに保存されている場合、契約終了後もファイル自体は保持されています。
既存ファイルを印刷する方法
Microsoft 365の契約終了後に既存ファイルを印刷する方法はいくつかあります。最も簡単なのは、Officeファイルを開ける別の環境を利用する方法です。
方法の一つとして、Microsoftが提供している無料版のOfficeアプリやWeb版Officeを利用する方法があります。Microsoftアカウントでサインインすれば、一部の機能を無料で利用できます。
また、ファイルを別のパソコンに移して、Office製品のライセンスを持っている環境で開いて印刷することもできます。
Officeアプリが編集できない場合でも印刷できるケース
Microsoft 365の契約が終了すると、インストールされているOfficeアプリは「閲覧専用モード」になる場合があります。この状態では新規作成や編集は制限されますが、ファイルを開いて内容を確認できる場合があります。
閲覧専用として開ける場合は、その画面から印刷操作を行える可能性があります。ただし、環境やOfficeの状態によって動作は異なります。
例えば、Wordファイルを開いた際に「ライセンス認証が必要です」と表示されても、閲覧や印刷だけが可能な場合があります。まずは対象ファイルを開いて印刷メニューが利用できるか確認するとよいでしょう。
無料でファイルを開いて印刷できる代替ソフト
Officeの契約を更新しない場合でも、互換性のある無料オフィスソフトを利用することで、既存ファイルを開いて印刷できます。
代表的なものとして、無料で利用できるオフィスソフトがあります。Word形式（.docx）やExcel形式（.xlsx）に対応しているため、Microsoft Officeで作成したファイルを読み込める場合があります。
例えば、長期間保存している文書を数枚印刷したいだけであれば、新しくOfficeを購入せず無料ソフトで対応できるケースもあります。ただし、複雑なレイアウトや高度な関数を使用したExcelファイルでは表示が変わる可能性があります。
ファイルを安全に管理するための注意点
Microsoft 365の契約終了前に、大切なファイルは必ずバックアップしておくことがおすすめです。パソコン内のフォルダーだけでなく、USBメモリや外付けストレージなどにも保存しておくと安心です。
OneDriveを利用していない場合でも、パソコンの故障や誤操作によってファイルが失われる可能性があります。重要な書類や写真、仕事のデータなどは複数の場所に保存しておくと安全です。
例えば、確定申告の資料や仕事で使用した文書などは、必要になった時にすぐ印刷できるようPDF形式でも保存しておくと便利です。
まとめ｜Microsoft 365終了後も既存ファイルの印刷は可能
Microsoft 365 Personalの無料試用期間が終了しても、パソコン内に保存している既存ファイルが消えることはありません。
印刷する場合は、閲覧専用になったOfficeアプリを試す、無料の互換オフィスソフトを利用する、別のOffice環境で開くなどの方法があります。
今後もファイルを長く利用する予定がある場合は、契約状況に左右されないPDF保存やバックアップを行っておくことで、安心してデータを管理できます。
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