OutlookにSharePointの通知や見逃したニュースが届く原因と表示を停止する方法

Outlookを利用していると、SharePointに関する更新通知やニュース、見逃した可能性がある情報などがメールや通知として届くことがあります。必要な情報であれば便利ですが、不要な通知が頻繁に届く場合はメール整理の負担になることがあります。

この記事では、OutlookにSharePoint関連の通知が届く仕組みや、不要なニュース通知を来なくする設定方法、必要な通知だけを残すための管理方法について詳しく解説します。

OutlookにSharePointのニュース通知が届く理由

Microsoft 365環境では、SharePointで作成されたサイトやニュース記事、組織内のお知らせなどがユーザーへ自動的に通知される場合があります。

特にSharePointのサイトをフォローしている場合や、組織の管理者がニュース配信を設定している場合、Outlookの受信トレイに関連メールが届くことがあります。

例えば、社内ポータルのSharePointサイトで新しいニュースが公開された場合、「新しいニュースがあります」といった形式でOutlookへ通知されることがあります。

個人で設定できる通知であれば、SharePoint側の通知設定を変更することで停止できます。

まずSharePointのサイトを開き、右上付近にある設定アイコンから通知やフォロー設定を確認します。不要なサイトのフォローを解除すると、そのサイトからの更新通知が減る場合があります。

また、SharePointから送信されたメールの内容に「通知設定の変更」や「購読解除」などのリンクがある場合は、そこから配信設定を変更できます。

SharePoint側で完全に停止できない通知は、Outlookのルール機能を利用して整理する方法があります。

Outlookでは特定の送信者や件名を条件にして、自動的にフォルダーへ移動したり、受信トレイに表示しないよう設定できます。

例えば、SharePointから届くメールの送信元を確認し、「SharePoint」「Microsoft 365」などを条件にしたルールを作成すると、重要なメールと不要な通知を分けて管理できます。

Outlookにはメール通知だけでなく、Microsoft 365関連サービスから届くおすすめ情報や更新情報を管理する設定があります。

Outlookの設定画面から通知関連の項目を確認し、不要な通知をオフにすることで表示される情報量を減らせます。

例えば、デスクトップ通知でSharePoint関連の更新が表示される場合は、Windowsの通知設定やOutlookアプリの通知設定も確認すると効果的です。

会社や学校で利用しているMicrosoft 365アカウントの場合、SharePointニュースの配信設定が管理者によって制御されていることがあります。

その場合、利用者側で完全に停止できないケースがあります。不要なニュース通知が業務の妨げになる場合は、Microsoft 365管理者やシステム担当者へ相談する必要があります。

例えば、全社員向けのお知らせサイトから配信されるニュースは、個人設定ではなく組織全体の設定によって送信されている場合があります。

SharePointの通知はすべて停止するよりも、本当に必要なサイトだけ残すことで便利に利用できます。

業務で利用する重要なプロジェクトサイトや部署サイトはフォローを維持し、それ以外のニュースサイトや不要な更新通知は解除すると、情報を見逃しにくくなります。

通知が多すぎる場合は、受信したメールを一度確認し、どのサイトから何の目的で届いているのかを把握することが解決への近道です。

Outlookに届くSharePointのニュースや見逃し通知は、SharePointサイトのフォロー設定やMicrosoft 365の通知機能によって送信されています。

不要な通知を減らすには、SharePoint側でフォローや通知設定を確認し、必要に応じてOutlookのルール機能で整理する方法が有効です。

会社や学校のアカウントでは管理者設定が関係する場合もあるため、個人設定で変更できない場合は管理者への確認も検討しましょう。