キントーンで有給申請アプリを作成する際に、社員情報を適切に管理し、必要な情報だけを表示する方法について解説します。特に、社員名簿の情報をルックアップ機能で引き出す場合、個人情報が他のユーザーに見られないように設定する方法を紹介します。
1. キントーンでのアクセス権設定
キントーンでは、ユーザーごとにアクセス権限を設定することができます。社員情報を非表示にするには、まずそのフィールドに対するアクセス権限を調整する必要があります。アクセス権限を設定することで、特定のユーザーが見られる情報を制限することができます。
2. ルックアップ機能の設定
有給申請アプリ内で、従業員コードを入力した際に社員情報を引き出すために、ルックアップ機能を使うことができます。しかし、ルックアップ機能を使う際に注意しなければならないのは、リンクされた情報が他のユーザーにも表示されることです。これを防ぐためには、ルックアップ先となる社員名簿のフィールドの表示設定を変更し、必要な情報のみを表示するようにしましょう。
3. 非表示にしたい社員情報の設定方法
社員名簿内の情報を一部非表示にする方法として、フィールドの表示条件を使う方法があります。例えば、プライバシーが求められる情報（住所や電話番号）を非表示にし、名前や有給の消化状況のみを表示するように設定できます。これにより、必要な情報だけが表示され、個人情報の漏洩を防げます。
4. アクセス権を細かく設定する
具体的なアクセス権限の設定は、キントーンの「アプリ設定」から「フィールド設定」内で行えます。例えば、「閲覧可能ユーザー」を設定して、社員名簿の情報を見られるのは管理者のみ、または特定のグループに限定することができます。また、「編集可能ユーザー」を設定することで、編集権限を管理者や特定のメンバーにのみ与えることができます。
まとめ
キントーンで社員名簿を利用しながら有給申請アプリを作成する場合、適切なアクセス権限を設定することが重要です。ルックアップ機能を使って情報を引き出す際に、個人情報を他のユーザーから見られないようにするためには、フィールドのアクセス権を慎重に設定することが求められます。適切な設定を行うことで、セキュリティを保ちながら効率的にアプリを運用できます。
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