Power Automateを使った承認フローでExcelファイルを添付する際、TeamsやSharePoint内でのみ開ける問題に直面している場合があります。特に、社内の電子印をExcelで使用したい場合、TeamsやSharePointの制限が障害になることがよくあります。この記事では、Excelを添付する場合の対処方法について解説します。
Power AutomateとTeamsを使った承認フローでの問題
Power Automateを使用してTeamsで承認フローを作成する場合、Excelファイルを添付することができますが、添付したExcelがTeams内でのみ開けるという制限があります。このため、社内で使用している電子印などをExcelで使用することができません。
この問題は、ExcelファイルがTeams内に保存され、Teamsのアプリでのみ開くことができるため発生します。例えば、メールでExcelを添付して送信しても、ユーザーがExcelを通常のアプリで開こうとしても、アプリが開かない場合があります。
SharePointリストを使う場合の制限
SharePointのリストを使った場合でも同様の問題が発生します。SharePoint内で保存されたExcelは、Web版のExcelまたはSharePoint内のExcelビューアを使用する必要があり、社内の電子印などの特定の機能を使用できません。
もし、SharePoint内でファイルを開いて作業を進めることが必須であれば、やはりTeams同様、リンクを利用して開く方法を選ぶ必要があります。
Excelの添付方法：リンクを使用するアプローチ
Excelを添付する場合、ファイルを添付するのではなく、ファイルへのリンクを承認者に送信する方法があります。この方法であれば、ユーザーはExcelファイルを自分のデスクトップアプリで開くことができ、社内の電子印を使用することができます。
手順としては、Power Automateの承認フローで、Teamsメッセージやメールにリンクを挿入し、承認者にそのリンクをクリックしてもらうように設定します。リンク先にはSharePointやOneDriveに保存されたExcelファイルを指定し、承認者がそのリンクをクリックしてファイルを開けるようにします。
具体的な解決方法と設定例
Power Automateを使って、Excelファイルへのリンクを送る方法を設定する手順は以下の通りです。
1. Power Automateで新しいフローを作成します。
2. 「ファイルの作成」アクションを使用して、SharePointやOneDriveにファイルを保存します。
3. 保存されたファイルのURLリンクを取得します。
4. 「Teamsメッセージの送信」または「メールの送信」アクションを使用して、承認者にリンクを送信します。
5. 承認者はリンクをクリックし、ローカルアプリでExcelを開いて承認作業を行います。
まとめ
Power AutomateでTeamsやSharePointを使ってExcelファイルを添付する際、ファイルがTeamsやSharePoint内でしか開けないため、社内の電子印などを使用することができません。これを解決するためには、Excelファイルのリンクを送る方法が有効です。これにより、承認者はローカルアプリでExcelを開き、社内の電子印を使用することができます。
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