複数のExcelブックに分かれているデータを一つのシートにまとめる作業は、手動で行うと時間がかかります。特に、異なるシートに同じ形式のデータがある場合、効率的な方法で統合することが求められます。この記事では、複数のブックを統合し、人数データを並べて整理する方法をわかりやすく解説します。
Excelで複数のシートを統合する方法
Excelで異なるシートやブックに分かれているデータを1つにまとめる場合、主に「コピー＆貼り付け」や「Power Query」などの機能を使用する方法があります。まずは基本的な手順を紹介します。
1. コピー＆貼り付けでデータを統合する方法
最もシンプルな方法は、手動でデータをコピー＆貼り付けして、1つのシートにまとめる方法です。しかし、この方法はデータ量が多くなると非常に時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。
それぞれのブックを開き、必要な範囲をコピーして新しいシートに貼り付けます。これを繰り返すことで、1つのシートにすべてのデータを集めることができます。
2. Power Queryを使ったデータの統合
Power Queryは、Excelに組み込まれている強力なデータ取得ツールで、複数のブックやシートを効率よく統合できます。Power Queryを使うことで、データを自動的に統合することができ、更新作業も容易になります。
Power Queryでデータを統合する手順は次の通りです。
- 「データ」タブを選択し、「クエリと接続」から「新しいクエリ」を選びます。
- 「ファイルから取得」を選び、複数のExcelブックを選択して統合します。
- 必要なデータを選択し、「データの変換」をクリックして、Power Queryエディタでデータを整理します。
- データの統合後、「閉じて読み込む」を選んで、データを新しいシートに読み込ませます。
これで、複数のブックからのデータを1つのシートに統合でき、作業の効率が大幅に向上します。
人数データを隣の列に整理する方法
統合されたデータを整理し、人数を別の列に分ける方法について説明します。たとえば、A列に県名、B列に市町村名、C列に番地、D列に人数が表示されているとします。このデータを1つのシートにまとめた後、人数を隣の列に整理する方法は以下の通りです。
- データを整理する: まず、Power Queryなどで統合した後、人数データが並んでいるD列を選択します。
- 新しい列を追加: 必要に応じて、新しい列を追加し、統合されたデータに対してAグループの人数をD列に、その隣のE列にBグループの人数を表示させることができます。
- 数式で整理: Excelの数式や関数を活用し、グループごとの人数を簡単に並べることができます。例えば、条件付きで人数データを分類する「IF関数」などを使う方法です。
まとめ
複数のExcelブックからデータを統合する方法には、手動でコピー＆貼り付けを行う方法から、Power Queryを使った効率的な方法までさまざまなアプローチがあります。人数データを整理する際には、新しい列を追加してグループごとにデータを並べることで、見やすく整理できます。これらの方法を活用することで、Excel作業が大幅に効率化され、より簡単にデータ管理ができるようになります。
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