Outlook(New)でメールを自動仕分けし、さらに永久保存する設定方法に関して、多くのユーザーが疑問を持っています。この記事では、Outlook(New)における仕分けルールの設定方法や、個人用データファイルの必要性について詳しく解説します。初心者でもわかりやすく、必要な設定を紹介します。
1. Outlook(New)で仕分けルールを設定する方法
Outlook(New)では、Classic版のように「個人用データファイル」に自動でメールを仕分ける方法が直接的には表示されません。しかし、代替手段として、フォルダごとのルール設定を行うことが可能です。手順は以下の通りです。
- Outlook(New)を開き、右上の「設定」アイコンをクリックします。
- 「メール」>「ルール」を選択し、新しいルールを作成します。
- ルールの条件を設定し、対象となるメールを特定のフォルダに振り分けるようにします。
この方法で、指定した条件に基づいて自動的に仕分けが行われ、フォルダに保存されます。
2. Outlook(New)で個人用データファイルを作成する必要性
Outlook(New)では、メールは基本的に「サーバー側」で保存されます。そのため、ローカルに個人用データファイル（PSTファイル）を作成する必要は基本的にありません。メールはサーバー上に保存され、同期されるため、削除しない限りは永久に保持されます。
ただし、個人用データファイルを作成することで、ローカルでのバックアップや、大量のメールを整理するためのフォルダ管理が容易になります。自分の作業スタイルに合わせて、データファイルの使用を決めると良いでしょう。
3. メールの保存期間について
Outlook(New)では、サーバー上にメールを保存するため、特に保存期間の制限は設けられていません。メールは自分で削除しない限り、永久に保存されます。これにより、必要なメールを簡単に検索・参照できるようになります。
一方で、メールが大量に溜まると管理が煩雑になる可能性があるため、定期的に整理することをお勧めします。
4. 自動仕分けと永久保存を組み合わせる方法
自動仕分けを設定し、永久保存するための最適な方法は、まずフォルダごとのルールを設定し、メールを整理することです。その後、必要に応じてローカルの個人用データファイルを作成し、さらにバックアップを取ることで、より安全にメールを管理できます。
まとめ
Outlook(New)では、Classic版のように「個人用データファイル」に直接自動仕分けをすることはできませんが、フォルダごとのルール設定を利用してメールを整理できます。また、メールはサーバー上で永久に保存されるため、個人用データファイルの作成は必須ではありません。自動仕分けと保存の仕組みを理解し、適切な方法でメール管理を行いましょう。
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