Google ドライブに保存したファイルが予期せぬタイミングで「共有中」と表示され、誰かに見られるのではないかと心配になることがあります。特に、大切なファイルを送信した際に共同編集者としての設定が不安になることもあるでしょう。この記事では、Google ドライブの共有設定について、ファイルが「共有中」と表示される理由や、誤って共有設定されてしまった場合の対処法を詳しく解説します。
1. Google ドライブでファイルが「共有中」と表示される理由
「共有中」という表示は、ファイルが他のユーザーと共有されている場合に表示されます。特に、ファイルを共有する際に「リンクを取得」や「共同編集者を招待」などの設定を行った場合、そのファイルは他のユーザーと一時的に共有されることがあります。この表示が出ているからといって、必ずしもそのファイルが他の人に見られるわけではなく、実際にはファイルへのアクセス許可を管理者が設定することができます。
したがって、「共有中」と表示された場合は、まずそのファイルの設定を再確認することが重要です。
2. 共有設定を確認する方法
ファイルが「共有中」と表示された場合、最初にするべきことはその共有設定を確認することです。Google ドライブでファイルを開き、右上の「共有」ボタンをクリックして、誰がそのファイルにアクセスできるのか確認します。
もし、他の人と共有するつもりがなかった場合は、設定を変更することができます。具体的には、「共有設定」を「制限付き」に変更することで、他の人のアクセスを無効にすることができます。
3. ファイルを完全に非公開にする方法
万が一、ファイルが誤って共有されてしまった場合や、さらに厳格に管理したい場合は、ファイルを完全に非公開にすることができます。ファイルの「共有設定」を開いた後、「リンクを知っている全員」にアクセスを許可する設定が選択されている場合、そのオプションをオフにすることができます。
さらに、「招待したユーザー」に対してもアクセス権限を取り消すことができ、これにより誰もファイルを閲覧できなくなります。
4. 共同編集者によるファイルの復元
Google ドライブでは、ファイルに対して「共同編集者」を設定した場合、他のユーザーが誤ってファイルを削除したり変更したりすることがあります。しかし、ファイルの「履歴」を確認することで、削除されたファイルを復元することができます。
ファイルを右クリックし、「バージョン履歴」を選択することで、以前のバージョンに戻すことが可能です。これにより、ファイルが誤って削除された場合でも、以前の状態に復元することができます。
5. まとめ
Google ドライブでファイルが「共有中」と表示されることは、共有設定の一環として通常の挙動です。しかし、誤って設定された場合でも、共有設定を変更することでファイルを非公開にすることができます。また、共同編集者による変更も「バージョン履歴」を利用することで簡単に元に戻せます。大切なファイルを安全に管理するためには、共有設定を定期的に確認し、必要な時に迅速に対処することが大切です。
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