Excelでシフト表から社員の休みと出勤を自動で表示する方法

Excelを使って社員のシフト表を管理する際に、日付を変更するだけでその日の出勤と休みを自動で反映させる方法をご紹介します。この記事では、社員名簿とシフト表をどのように連携させるかを解説します。

シフト表と社員名簿の基本設定

まず、シフト表と社員名簿をExcelで整理しましょう。シフト表には、日付ごとに勤務内容（早番、遅番、休みなど）を記入します。社員名簿には社員ごとの名前、出勤日数、休み日数を管理します。

例えば、シフト表は以下のように設定します。

Excelでシフト表と社員名簿をリンクさせるには、VLOOKUPやINDEX/MATCH関数を使います。これにより、社員名簿の日付を変更した際に、自動的にその日の勤務内容を取得し、休みと出勤を自動で表示できます。

具体的には、社員名簿の各社員の横に出勤日と休み日を表示させるセルを設定します。そのセルには、VLOOKUP関数を使って、シフト表から該当する勤務日を取得します。

例えば、社員名簿のB列に社員名を入力し、C列にその社員の1月1日のシフトを表示させる場合、以下のようなVLOOKUP関数を使用します。

=VLOOKUP($B2, シフト表!$A$2:$F$4, 2, FALSE)

この関数は、B2セルの社員名をシフト表の1行目で検索し、その横の勤務内容（例えば、早番、遅番、休みなど）を取得します。

シフト表をさらに便利に使うためには、社員名簿の変更に合わせてシフト表を自動的に更新する方法を取り入れることができます。これには、Excelの条件付き書式や、ダイナミック配列関数を活用すると良いでしょう。

たとえば、特定の日付を変更すると自動的にその社員の出勤状況が変わるように、条件付き書式を設定して色分けすることもできます。

Excelでシフト表と社員名簿を管理し、出勤日と休み日を自動で更新する方法について解説しました。VLOOKUP関数を使うことで、シフト表を社員名簿と連携させ、日付を変更するだけで勤務状況を反映させることが可能です。これを応用することで、より効率的にシフト管理ができるようになります。