BOX Relayでワークフロー承認者を正しく設定する方法と修正方法

BOX Relayでワークフローを作成した際、承認プロセスがうまく設定されていない場合、他のユーザーがワークフローを開始しても、最初にワークフローを作成したユーザーにタスクが割り当てられることがあります。この問題を解決し、正しいユーザーにタスクが割り当てられるようにする方法について解説します。

BOX Relayのワークフローにおける承認者設定の重要性

BOX Relayでは、ワークフローの設定によって、承認タスクが適切に割り当てられます。ワークフローを作成する際、承認者を指定することができますが、システムによって誤ったユーザーにタスクが割り当てられることがあります。特に、他のユーザーがワークフローを開始した場合、作成者ではなく、最初に設定されたユーザーにタスクが割り当てられることがあるため、承認者の設定が非常に重要です。

これにより、タスクが誤って別のユーザーに割り当てられ、上長に不正確な通知が送られることがあります。

問題の原因：タスク割り当ての誤動作

質問者の状況において、ワークフローを開始した他のユーザーにタスクが割り当てられず、作成者である自分にタスクが割り当てられてしまう原因として考えられるのは、ワークフロー設定の中で承認タスクの「トリガー」や「承認者」の設定が正しく行われていないことです。特に、承認者として「自分」が設定されている場合、システムはその設定を優先してしまう可能性があります。

また、承認拒否された際に自分に修正タスクが付与されるという問題も、ワークフローの設定が適切に行われていないために発生することが多いです。

問題を修正するための手順

この問題を修正するためには、以下の手順を試してみてください。

1. ワークフロー設定を確認：BOX Relayで作成したワークフロー設定画面を開き、タスク割り当てに関する設定を確認します。特に、承認者の指定方法が正しいかどうかをチェックしましょう。
2. 承認者の設定を修正：承認者として「自分」ではなく、適切な承認者（上長や責任者）を設定します。承認者の選択肢を明確にして、タスクが正しい人物に割り当てられるようにします。
3. トリガーの設定を見直す：ワークフローのトリガー（例：タスク開始時、承認時）を確認し、誤ったタイミングでタスクが割り当てられていないかをチェックします。
4. 拒否時の処理を修正：承認が拒否された場合に自分に修正タスクが付与されないように、承認拒否後の処理のフローを見直します。必要に応じて「タスク修正」を担当するユーザーを別途設定しましょう。

これらの手順を踏むことで、ワークフローの不具合を修正し、タスクが正しく割り当てられるようになります。

注意すべき設定項目

ワークフロー設定の際には、以下の点にも注意が必要です。

• 承認者の階層構造：承認者が階層的に設定されている場合、誰がどのタイミングで承認を行うかを慎重に設定することが重要です。
• 通知設定：承認タスクや修正タスクの通知が適切に送られるように、通知設定を確認しましょう。通知が正しく送信されていない場合、タスクの進行状況が把握できません。
• テストを行う：ワークフローを作成した後、実際にテストしてみて、タスクが正しく割り当てられるか、承認後の処理が問題なく進行するかを確認することをお勧めします。

まとめ

BOX Relayで「予期せぬタスク割り当て」の問題が発生する原因として、ワークフロー設定や承認者の指定方法に誤りがあることが考えられます。これらの設定を見直し、正しい承認者を設定し、トリガーや処理のフローを調整することで、問題を解決することができます。

作成したワークフローが適切に動作するように、設定を再確認し、必要な修正を加えてください。テストを行うことで、問題の早期発見と修正が可能になります。