RefWorksは、学術的な文献管理ツールとして非常に便利ですが、Excelで管理していた文献リストを移行する際には、データの形式を適切に変換する必要があります。この記事では、Excelで作成した文献リストをRefWorksにインポートする方法について、データの変換方法と手順を解説します。
RefWorksへの文献インポート：基本的な流れ
RefWorksに文献リストをインポートする際、ExcelやCSVファイルなどの形式からデータを変換して取り込む必要があります。通常、RefWorksはCSVファイルやタブ区切りのテキストファイルをサポートしていますが、データを正しい形式に変換しないとインポートできません。ここでは、ExcelデータをRefWorksで使用できる形式に変換する方法を解説します。
ExcelからCSVファイルに変換する方法
まずは、Excelで管理している文献リストをCSVファイルに変換する方法を見ていきましょう。Excelを開き、文献リストを表示した状態で、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選び、保存形式として「CSV（カンマ区切り）」を選択します。
CSV形式で保存すると、Excelのセルに入力されていたデータがカンマ区切りの形式で保存され、RefWorksにインポートできる形式になります。しかし、この段階で注意すべき点として、Excelで使用しているセルの区切りや改行がCSV形式でうまく変換されない場合があるため、後述するデータチェックを行うことが重要です。
データ形式を整える：カンマ区切りやタブ区切りに変換
RefWorksでは、データをカンマ区切り（CSV）、タブ区切り、または“”（引用符）区切りのファイル形式でインポートできます。ExcelデータをRefWorksに取り込むためには、データ形式を適切に変換する必要があります。
たとえば、Excelのデータをタブ区切り形式に変更したい場合、Excelで「名前を付けて保存」メニューから「テキスト（タブ区切り）」を選択します。これにより、データがタブで区切られた形式になります。タブ区切りのデータもRefWorksにインポートすることができるため、この形式に変換して保存しておくと便利です。
RefWorksでのインポート手順
RefWorksにデータをインポートする際、まずRefWorksのアカウントにログインし、画面上部の「+」アイコンをクリックして、「ファイルのインポート」を選択します。インポートするファイルとして、先ほど保存したCSVまたはタブ区切りファイルを選択します。
その後、RefWorksはファイル内のデータを解析し、自動的に文献情報を取り込むプロセスを開始します。インポートが完了すると、文献リストがRefWorks内に追加されます。このプロセスがうまくいかない場合、ファイル内のデータ形式に問題がないかを確認し、再度インポートを試みます。
ExcelからRefWorksにデータをインポートする際の注意点
ExcelデータをRefWorksにインポートする際には、以下の点に注意することが重要です。
- データ形式（カンマ区切りやタブ区切りなど）を適切に選択する
- Excel内で不要なスペースや改行がないかをチェックする
- 文献情報が正しく並べられているか、フィールドの順番が適切かを確認する
これらのポイントを確認することで、RefWorksへのインポートがスムーズに行えます。
まとめ：RefWorksへのデータ移行をスムーズに行うために
Excelで管理していた文献リストをRefWorksに移行するためには、データ形式を適切に変換し、インポートする必要があります。CSVファイルやタブ区切りファイルを利用することで、RefWorksへの取り込みが可能です。データ形式やフィールドのチェックを行いながら進めることで、スムーズに移行できます。
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