SharePointで「更新者」列が自動的に自分の名前に変更される問題を避ける方法を知りたい方へ、この記事ではその解決策をご紹介します。特に、ファイルの中身を見たい場合、更新者の名前が変更されないようにするための方法について詳しく説明します。
1. SharePointの「更新者」列について
SharePointでは、ファイルの更新時に自動的に「更新者」列が更新されます。通常、これはファイルの変更を行ったユーザー名が記録されるもので、他のユーザーがそのファイルにアクセスしても、名前が変更されることはありません。しかし、何らかの理由で「更新者」列の情報を変更したくない場合、工夫が必要です。
2. ファイルの中身を確認する方法
ファイルの中身を確認する方法にはいくつかの選択肢があります。以下は、「更新者」列が変更されない状態で、ファイルを確認する方法です。
- プレビュー機能を使用する: SharePointにはファイルをプレビューできる機能があります。プレビューを使用することで、ファイルの内容を確認しても「更新者」列は変更されません。
- ファイルをダウンロードする: ファイルをローカルにダウンロードしても、SharePoint上での「更新者」列は変更されません。ファイル自体には影響がありません。
- 外部アプリケーションを使う: 必要に応じて、SharePointから直接ファイルをダウンロードし、WordやExcelなどの外部アプリケーションでファイルを開く方法もあります。
3. 「更新者」列の名前変更を防ぐ方法
SharePointでは、ファイルを開いたりプレビューしたりしただけで「更新者」列が変更されないように設定するのは難しいですが、以下の方法で管理者が制御することができます。
- 権限設定を変更する: ユーザーがファイルを編集する際に、「更新者」列を変更しないように、権限設定を変更することができます。管理者権限を持つユーザーのみが編集できるように設定することが有効です。
- ファイルのバージョン管理を有効にする: SharePointのバージョン管理機能を使用することで、ファイルの変更履歴を管理し、誰が更新したかを把握できるようにします。これにより、更新者列が不必要に変更されるリスクを減らせます。
4. まとめ
SharePointで「更新者」列が変更されないようにするためには、ファイルをプレビュー機能やダウンロードを使用して内容を確認する方法が有効です。さらに、管理者が権限やバージョン管理を適切に設定することで、不要な変更を防ぐことができます。これらの方法を駆使して、SharePointを効率的に活用しましょう。
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