PDFファイルが2000件以上ある中で、特定の番号を効率よく検索する方法をお探しの方へ。Excelで抽出した番号を元に、BOX内のPDFファイルを検索する方法について解説します。この記事では、複数の検索条件を簡単に適用し、必要なPDFファイルを素早く見つけるための方法を紹介します。
1. BOXでの検索の基本
まず、BOXの基本的な検索機能を利用する方法を確認します。BOXでは、キーワードやファイル名を検索することができますが、複数の条件を指定して検索することは、標準機能では少し不便な場合があります。しかし、特定のファイル名に含まれる番号を一度に検索する方法はあります。
たとえば、Excelで抽出した番号をコピーして、BOXの検索ボックスにペーストすることで、該当するPDFをリストアップすることができます。しかし、手動で1つずつ番号を入力するのは時間がかかりますので、別の方法を利用する方が効率的です。
2. Excelを活用して複数番号を一括検索する方法
Excelに抽出した番号を利用して、複数のPDFを一括で検索する方法としては、まず検索対象となる番号をコピーし、その後一度に検索できるツールを使うのが効率的です。例えば、複数の番号を「OR」条件でつなげて検索する方法です。
Excelで番号をリスト化した後、番号を「OR」条件でつなげ、BOXの検索ボックスに貼り付けることができます。これにより、複数の番号を同時に検索し、該当するPDFを簡単に抽出できます。
3. 高度な検索ツールの活用
もし標準の検索機能だけでは満足できない場合、より高度な検索ツールを利用するのも一つの方法です。例えば、PDFファイル内の特定のキーワードや番号を検索できる専用の検索ツールや、BOXと連携できるツールを使うことができます。
これにより、ファイル名だけでなく、ファイル内の内容も検索対象にすることが可能となり、さらに効率的に該当するPDFを探し出すことができます。
4. 複数の条件を組み合わせて検索する方法
もしPDFの中身まで検索対象にしたい場合、PDFを検索可能にするためのOCR技術を使って、PDF内のテキストを検索できるようにする方法があります。これにより、単純なファイル名や番号検索だけでなく、PDF内の内容に基づいて検索を行うことができます。
また、ファイル名だけでなく、作成日や更新日などのメタデータをもとに検索条件を絞ることもできます。これにより、特定の期間に更新されたファイルを効率的に抽出できます。
まとめ
BOX内で複数のPDFを検索する方法は、Excelで抽出した番号を活用して一括検索する方法や、高度な検索ツールを使用して効率的に探す方法があります。Excelを使った「OR」条件での検索は簡単にできる方法の一つで、手間を大幅に省けます。また、必要に応じてOCR技術を使ってPDF内のテキストを検索したり、検索ツールを活用することで、より効率よくPDFファイルを絞り込むことができます。
コメント