Wordの差し込み印刷機能を使用してエクセル名簿を印刷する際、名簿に追加した1名が印刷されない場合の対処法について解説します。この問題が発生する理由と、正しく反映させるための手順を順を追って説明します。
1. 差し込み印刷とは
差し込み印刷は、複数の個別データを元にして、ひとつのテンプレートに情報を差し込む機能です。名簿などのリストを使って、一度に多数の宛名ラベルや案内状を作成するのに便利です。しかし、エクセル名簿に新しいデータを追加しても、Wordで反映されないことがあります。
2. よくある原因とその対処法
この問題が起こる原因として、いくつかのポイントがあります。例えば、エクセルでのデータ保存後、Wordの差し込み印刷設定でデータソースが更新されていない場合などです。
以下の手順で確認しましょう。
- エクセルファイルを保存した後、Wordに戻り、差し込み印刷の「宛名の選択」をもう一度行い、データソースが正しく選択されているか確認する。
- エクセルのファイルが正しく保存されているか、ファイル名や場所を再確認する。
- Wordで差し込み印刷を開始する際、必ず「最新のデータソースを使用」を選択する。
3. データの更新とリンクの確認
エクセルの名簿を追加した後、Wordの「差し込み印刷」機能にエクセルデータが反映されない場合は、リンクの再確認をしましょう。
以下の方法で確認できます。
- Wordの差し込み印刷のタブから「宛名の選択」をクリック。
- 「データソースの変更」を選択し、エクセルファイルを再選択する。
- 「差し込み印刷のプレビュー」を行い、新しく追加された名簿が反映されていることを確認する。
4. 再起動とデータソースの再リンク
それでもうまくいかない場合、Wordとエクセルを再起動して、再度データのリンクを確立する方法を試すのも一つの手です。
具体的には。
- Wordを閉じて再起動する。
- エクセルも再度開き、名簿に追加したデータが正しく保存されているか確認する。
- 再度Wordで差し込み印刷を実行し、エクセルファイルを正しくリンクする。
まとめ
エクセル名簿に新しいデータを追加した後、Wordの差し込み印刷に反映されない場合、データの保存やリンクの確認、そして再起動を試みることで解決できます。正しい手順でデータソースを更新し、再リンクすることが重要です。これらの方法を実践することで、問題なく差し込み印刷ができるようになります。
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