Wordで作成したレポートをメールで教授に送信する際、教授が確認できる編集履歴にはどのような情報が含まれるのか、そしてそれを管理する方法について詳しく解説します。
1. Word文書に含まれる編集履歴とは？
Word文書には、作成日や最終更新日などのメタデータ、さらには変更履歴やコピー＆ペーストの履歴などが含まれていることがあります。これらは文書の「プロパティ」や「バージョン履歴」として記録され、送信先である教授がその情報を確認できる場合があります。
特に注意すべきは、トラッキング機能を使って編集された内容が文書に保存される点です。これによって、どの部分をいつ変更したのか、誰が変更したのかが記録されます。
2. 受信者が確認できる情報
教授が確認できる情報として、以下のものがあります。
- 作成日、最終更新日
- 編集履歴（変更がトラッキングされている場合）
- コピー＆ペーストの履歴（特に「トラッキング変更」機能が有効になっている場合）
これらの情報が含まれていると、教授は文書がどのように編集されてきたかを追跡できる場合があります。
3. 編集履歴を削除する方法
送信前に編集履歴を削除することで、受信者に不要な情報を見られることを防げます。以下の方法で編集履歴を削除できます。
- Wordを開き、「ファイル」→「情報」→「文書の管理」→「バージョン履歴の削除」
- 「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「文書のプロパティを保存しないようにする」をチェックして、将来的に編集履歴が保存されないように設定することもできます。
これらの手順を踏むことで、文書に保存されるメタデータや履歴を削除できます。
4. 他の方法で情報を保護する
もしさらに強固に文書を保護したい場合は、Word文書をPDFに変換する方法があります。PDF形式では、元のWord文書の編集履歴やメタデータが削除された状態で送信できます。
また、文書にパスワードを設定することで、許可された人物のみが開けるようにすることも可能です。これにより、文書の内容が無断で編集されることや、履歴が見られることを防げます。
5. まとめ
Word文書をメールで送信する際、編集履歴やコピー＆ペーストの履歴が含まれている場合がありますが、これらの情報を削除することで、教授が不必要な情報を確認できないようにすることが可能です。文書を送信する前に、編集履歴を削除するか、PDF形式で送信することで、プライバシーを守り、より安全に作業を進めることができます。
これらの方法を駆使して、情報漏洩を防ぎ、安心して文書を送信しましょう。
コメント