PDF形式で提供される帳票に差し込み印刷を行いたい場合、WordやExcelを使う方法を知りたいという方も多いでしょう。この記事では、PDFを使用した差し込み印刷の方法や、WordやExcelでのサイズ調整のコツを解説します。
PDF帳票に差し込み印刷をする際の問題点
PDF帳票に差し込み印刷を行う際に直面する問題は、元の帳票サイズと差し込み内容の位置ずれです。例えば、Wordでテキストボックスを使って差し込みを行うと、元の帳票のサイズと一致しない場合があります。ExcelでPDFを画像として挿入しても、画像の解像度やサイズが合わず、印刷時に粗くなったり、ずれたりすることがあります。
これらの問題を解決するためには、PDFの元々のサイズを保持しつつ差し込み印刷を行う方法を工夫する必要があります。
PDF帳票に差し込み印刷をする方法
PDFファイルをWordやExcelに挿入して差し込み印刷を行う際には、まず元の帳票のサイズを正確に設定することが重要です。ここでは、ExcelとWordでできる差し込み印刷方法を説明します。
Excelでの差し込み印刷方法
Excelでは、PDFを画像として挿入する方法が一般的ですが、画像の解像度やサイズが適切でない場合、粗さやサイズのずれが発生します。これを解決するためには、次のように進めます。
- まず、PDFファイルを画像として保存します。
- Excelで新しいシートを開き、画像として保存したPDFを挿入します。
- 挿入した画像を、元の帳票サイズに合わせてリサイズします。
- 次に、差し込みたいテキストを、適切な位置に配置します。
これにより、元の帳票のサイズを保持しつつ、テキストを差し込むことができます。
Wordでの差し込み印刷方法
Wordでは、差し込み印刷機能を使用することができます。まず、Word文書にPDF帳票を背景として挿入し、その上に差し込みたい内容を入力します。
- Wordで新しい文書を開き、「挿入」タブから「画像」を選び、PDFを画像として挿入します。
- 画像を元の帳票サイズに合わせてリサイズします。
- 「差し込み文書」タブを使って、必要なデータを差し込みます。
- 差し込み印刷が完了したら、適切な形式で印刷またはPDFとして保存します。
この方法では、元の帳票のサイズに合わせた差し込みが可能です。
専用ソフトを使用しない方法の注意点
専用ソフトを使用しない場合、手動でPDFのサイズ調整や差し込み位置の調整を行う必要がありますが、これにはある程度の手間と調整が必要です。特に精密な差し込み印刷を行いたい場合は、専用の差し込み印刷ソフトを利用する方が効率的で正確に行えます。
とはいえ、WordやExcelを使うことで、無料で差し込み印刷を行うことができるため、簡単な帳票や一時的な利用には十分対応可能です。
まとめ
PDF帳票に差し込み印刷を行うには、WordやExcelを使用する方法があります。Excelでは画像として挿入し、リサイズしてテキストを配置することでサイズを合わせることができます。Wordでは差し込み文書機能を利用して、PDFを背景として挿入し、その上に差し込む内容を入力することが可能です。これらの方法で、元の帳票サイズを保持しつつ、差し込み印刷を行うことができます。
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