Microsoft SharePointで.xls形式のExcelファイルを保存して編集した際、計算式やExcel関数が消えてしまう問題に直面している方も多いでしょう。この問題に対して、いくつかの解決策があります。この記事では、なぜこの問題が発生するのか、そしてどのように対応すれば良いのかについて詳しく解説します。
Excel .xls形式のファイルが計算式を失う理由
SharePointで.xls形式のファイルを編集した際に計算式や関数が消える理由は、主に古いExcelファイル形式の制限に関連しています。.xls形式は古いバージョンのExcel（Excel 2003以前）で使用されていた形式で、現行のExcelの機能に完全には対応していない場合があります。特に、オンラインで編集する場合、互換性の問題が原因で一部の機能が失われることがあります。
SharePointやOneDriveを利用してファイルをオンラインで開いた場合、Excel Onlineは.xls形式のファイルを正しく処理できないことがあり、結果的に計算式や関数が消失してしまうのです。
.xlsx形式に移行するべきか？
この問題を解決するための最も簡単な方法は、.xls形式から.xlsx形式にファイルを変換することです。.xlsx形式は、Excel 2007以降のバージョンで使用される標準のファイル形式であり、より新しい機能に対応しています。
Excelファイルを.xlsx形式に保存することで、SharePointでのオンライン編集時にも計算式や関数が正しく保持されます。また、.xlsx形式はファイルサイズが小さく、パフォーマンスが向上するという利点もあります。
Excel Onlineで計算式や関数が消えないようにする方法
もし、.xlsx形式に移行せずに.xls形式を使い続ける必要がある場合、Excel Onlineでの計算式や関数が消えるのを防ぐためには、いくつかの方法を試すことができます。
- デスクトップ版Excelを使用：可能であれば、デスクトップ版Excelを使用してファイルを編集し、SharePointにアップロード後に編集内容を反映させる方法があります。デスクトップ版では、より多くのExcel機能に対応しており、計算式が失われにくいです。
- ファイルをローカルで編集：ファイルをSharePointから一度ローカルにダウンロードし、ローカルでExcelを使って編集した後に再度SharePointにアップロードする方法も有効です。
SharePointの設定を確認する
SharePointの設定が原因で計算式が失われることもあります。SharePointでオンラインでファイルを編集する場合、ブラウザがExcel Onlineに適切にファイルを渡すことができない場合があるため、SharePointの設定を確認し、Excel Onlineに関する設定を最適化することが大切です。
また、ファイルを編集する際に「同期」を使用することで、より安定してファイルを更新することができます。同期機能を使うことで、ローカルで編集した内容が確実に反映され、オンラインでも問題なく利用できるようになります。
まとめ
SharePointで.xls形式のExcelファイルを編集すると計算式や関数が消える問題は、主に形式の違いによるものです。.xlsx形式に移行することで、ほとんどの場合この問題は解決できます。もし.xls形式を使い続ける必要がある場合は、デスクトップ版Excelを使ったり、ファイルをローカルで編集したりする方法があります。また、SharePointの設定を最適化することも重要です。自分の作業環境に合わせて、最適な方法を選びましょう。
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