Excelを使って、複数のシートからデータを整理し、1つのシートに集約する作業はよくあります。しかし、特にマクロを使わずに、既存のフォーマットを変更せずにこの作業を実行するには、数式や関数を駆使することが必要です。本記事では、Excelの数式を利用して、シート①のデータをシート②に集約し、データベース化する方法を紹介します。
Excelのシート構成とデータの取り扱い
まずは、シート①とシート②のデータ構成について確認します。
シート①では、各製品データ（G10～P10、G21～P21など）が繰り返されており、製品ごとに名前と対応するデータが並んでいます。これをシート②に移すことで、データベース化を目指します。
シート②にデータを整理する基本的な方法
シート②には、名前と製品データを整然と並べる必要があります。この場合、名前Aの製品データA1～A12、名前Bの製品データB1～B12を、それぞれ別々の行に整理します。具体的には、シート①から名前Aとその製品データを順番に取り出し、シート②に貼り付けます。
この作業を効率よく行うためには、INDEX関数とROW関数を使った方法が便利です。これにより、シート①のデータをシート②に動的に取り出すことができます。
INDEX関数を使用したデータの抽出方法
INDEX関数は、指定した範囲内から特定の行・列のデータを取得する関数です。これを使用して、シート①から必要なデータをシート②に取り出す方法を紹介します。
例えば、シート②のA2セルに名前Aを表示し、B2～B13セルにその製品データA1～A12を表示するには、以下の数式を使います。
=INDEX(シート1!$G$10:$P$21, ROW(A1), COLUMN(A1))この数式をシート②にコピーすることで、シート①の該当データが動的にシート②に反映されます。
データの自動更新と効率化のための工夫
Excelでは、データ量が増えてくると、手動で入力するのは非常に面倒になります。そこで、効率的にデータを自動で更新する方法を紹介します。
INDEX関数を利用し、必要に応じて数式の範囲を動的に変更することが可能です。例えば、シート①で新たに行が追加される場合でも、数式を少し調整するだけで、シート②に自動的に反映させることができます。
名前ごとにデータをまとめる方法
シート②では、名前ごとに製品データを整理する必要があります。名前A、B、C…と製品データをその下に並べるためには、各行における名前の表示方法に工夫を加える必要があります。
例えば、A2セルに名前Aを表示するために、シート①の名前（G1）を参照する数式を使います。さらに、製品データの範囲も自動的に参照し、行が進むごとにデータを更新できるようにします。
まとめ
Excelで複数シートからデータを整理し、別のシートにまとめる作業は、数式や関数を駆使することで非常に効率化できます。INDEX関数やROW関数、COLUMN関数を活用することで、フォーマットを変更せずにデータベース化することが可能です。今後もデータ量が増えても自動的に更新できるよう、数式を調整し続けることが大切です。
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