Excelで宛名ラベルに敬称を付ける方法と差し込み印刷の使い方

Excelで送付先リストを作成し、Wordの差し込み印刷機能を使って宛名ラベルを印刷する際、敬称の追加や特定の宛名情報を調整する方法について解説します。この記事では、氏名に敬称をつける方法や、備考列を使用した宛名のカスタマイズ方法について具体的な手順を紹介します。

Excelで敬称を追加する方法

送付先リストに敬称（様や御中など）を追加するには、まずExcelのシートに別の列を作成します。この列に敬称を入力し、差し込み印刷で氏名と敬称を結合して表示させる方法を説明します。

1. 送付先リストに「敬称」という新しい列を作成します。

2. 氏名の列に対応する敬称を入力します（例: 「田中太郎様」など）。

3. 差し込み印刷のフィールド設定で、氏名と敬称の列を結合してラベル上に表示させます。

氏名と敬称を同じセルに入力して差し込み印刷を行う場合、そのまま1つのセルに「田中太郎様」のように氏名と敬称を入力します。これにより、差し込み印刷時に1つのセルがそのままラベルに反映されます。

ただし、この方法では敬称を一括で変更することができないため、個別に修正が必要となります。効率的に作業を進めるには、敬称列を分けて入力する方が望ましい場合もあります。

異なる宛名（例えば、家族宛や会社名宛）を印刷したい場合、Excelの「備考」列を活用することで、簡単に差し込み印刷に反映できます。

1. 送付先リストに「備考」という新しい列を作成します。

2. 家族宛や会社名宛など、印刷したい宛名を備考列に入力します（例: 「田中太郎様」の代わりに「田中太郎様の家族へ」など）。

3. 差し込み印刷のフィールドに備考列を追加して、宛名に反映させます。

備考列を作成したものの、印刷には影響させたくない場合、備考列を非表示にして保存することができます。非表示にしても、差し込み印刷のデータとしてはそのまま活用できます。

1. 備考列に必要な情報を入力します。

2. 備考列を選択し、右クリックで「非表示」を選択します。

3. 非表示にした状態で保存し、差し込み印刷の設定を行います。

Excelで作成した送付先リストに敬称を追加したり、異なる宛名情報を反映させる方法は、差し込み印刷機能を活用することで簡単に実現できます。敬称を別の列に入力して氏名と結合したり、備考列を使って家族宛や会社名宛の宛名を印刷したりすることが可能です。

また、印刷には影響を与えずに備考列を非表示にする方法もあるため、カスタマイズの幅が広がります。これらの方法を使いこなせば、効率的に宛名ラベルを作成できるでしょう。