Excelで所定労働時間と残業時間を計算する方法

勤務表を作成する際、所定労働時間と残業時間を効率よく計算したいと考えている方は多いでしょう。ここでは、Excelを使って、所定労働時間が8時間の場合に、8時間未満の労働時間の記録や8時間を超えた労働時間をどのように扱うかについて解説します。

1. 所定労働時間が8時間未満の場合

所定労働時間が8時間未満の従業員については、残業時間を計算する必要はありません。例えば、3時間働いた場合、その時間は「3.00」と記入し、残業時間は空欄にしておきます。これは、残業を含まない通常勤務時間として記録されます。

2. 所定労働時間が8時間を超える場合

8時間以上勤務した場合、Excelで計算をする必要があります。例えば、10時間働いた場合、所定労働時間を「8.00」と記入し、残業時間を「2.00」と表示させることができます。このようにして、所定労働時間を超えた部分が自動的に残業時間として計算されます。

3. Excelでの計算式設定

Excelで所定労働時間と残業時間を計算するには、IF関数を活用します。以下のようにセルを設定することで、時間を自動的に分けることができます。
例えば、A1セルに勤務時間を入力し、B1セルに所定労働時間（8時間）を入力して、C1セルに残業時間を表示する式は次のようになります。
=IF(A1<=8, A1, 8)
残業時間のセル（D1）には次の式を使用します。
=IF(A1>8, A1-8, 0)

4. よくある問題と解決策

Excelで計算を試みたものの、うまくいかないこともあります。特に、入力されている時間がシリアル値として表示されることがあります。この場合は、セルの書式設定を「時間」形式に変更することで問題を解決できます。

まとめ

所定労働時間と残業時間をExcelで効率よく管理するためには、IF関数を使用して、労働時間を条件に応じて自動的に分類する方法が有効です。8時間未満の労働時間はそのまま記録し、8時間を超えた場合は、残業時間を計算することで、正確な勤務表を作成できます。Excelを活用して、勤務管理をスムーズに行いましょう。