Gmailでパワーポイントのファイルを添付しようとした際に、「このファイルは使用されています。新しい名前を入力するか、また別のプログラムで開かれているファイルを閉じてください。」というエラーが表示され、添付できない問題が発生することがあります。このエラーが出る原因と、簡単に解決する方法を紹介します。
エラーの原因とは？
このエラーメッセージは、パワーポイントのファイルが他のプログラム、例えばPowerPoint本体や他のアプリケーションで開かれている場合に発生することがあります。ファイルが他のプログラムによってロックされているため、Gmailに添付することができません。
また、ファイルがクラウドストレージやオンラインで編集されている場合にも、このエラーが表示されることがあります。例えば、GoogleドライブやOneDriveでファイルが開かれている場合などです。
解決方法：ファイルを閉じる
まず、パワーポイントのファイルが他のアプリケーションで開かれていないか確認しましょう。もしファイルが開いていれば、それを閉じてから再度Gmailに添付を試みてください。
具体的には、以下の手順で解決できます。
- ステップ1: パワーポイントのファイルが開かれている場合は、PowerPointアプリケーションを閉じます。
- ステップ2: 他のアプリケーションでもファイルが開かれていないか確認し、閉じます。
- ステップ3: ファイルが保存されているフォルダを再度開き、Gmailで添付を試みます。
エラーが続く場合の追加対策
もしファイルが開かれていないのにエラーが続く場合、以下の方法を試してみましょう。
- ファイル名を変更する：ファイル名が一意でない場合や、特殊文字が含まれている場合にエラーが発生することがあります。ファイル名を簡単な名前に変更してから再度添付してみてください。
- パソコンを再起動する：一部のソフトウェアやプロセスがバックグラウンドでファイルをロックしている場合、パソコンを再起動することで問題が解決することがあります。
- インターネットブラウザのキャッシュをクリアする：ブラウザのキャッシュや履歴が原因で添付できないことがあります。ブラウザの設定からキャッシュをクリアして再度試してみましょう。
他の方法：クラウドストレージを使う
ファイルが非常に大きく、Gmailに直接添付できない場合は、Googleドライブなどのクラウドストレージにアップロードして、共有リンクをGmailに添付する方法もあります。これにより、ファイルを簡単に共有できます。
以下の手順でクラウドストレージを利用することができます。
- ステップ1: GoogleドライブやOneDriveにパワーポイントのファイルをアップロードします。
- ステップ2: アップロードしたファイルの共有リンクを取得します。
- ステップ3: そのリンクをGmailの本文に貼り付けて、受信者に送信します。
まとめ
Gmailでパワーポイントのファイルを添付できない場合、まずはファイルが他のアプリケーションで開かれていないか確認することが大切です。それでも解決しない場合は、ファイル名を変更する、パソコンを再起動する、ブラウザのキャッシュをクリアするなどの方法を試してみてください。大きなファイルや長時間使用する場合は、クラウドストレージを利用する方法もおすすめです。
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