Excelのリストを元にしてWordで差し込み印刷を行い、特定の会社だけにラベルシールを作成したいという場合、フィルター機能を使うことができます。しかし、単に「非表示」にするだけでは、ラベルの作成に影響を与えることがありません。正しい手順について詳しく解説します。
Excelでフィルターをかけた場合、ラベルシールは作成できるか？
Excelでフィルターを使ってリストの一部を非表示にすることは、ラベルシールを作成する際には効果がありません。なぜなら、Wordの差し込み印刷では、非表示になっているデータも参照しているため、非表示のデータまで印刷対象となってしまいます。
正しい方法：フィルターではなく新しいリストを作成する
正しく指定したい会社のリストをWordに取り込むには、Excel内でフィルターを使う代わりに、新たに「新しいリスト」を作成することをおすすめします。これにより、印刷したい会社のみを選択して差し込み印刷を行うことができます。
新しいリストを作成する手順
- Excelで必要な会社だけをフィルターで表示
- フィルターをかけた後、表示されているデータだけをコピー
- 新しいシートを作成し、そのデータを貼り付け
- その新しいリストをWordの差し込み印刷に使用
差し込み印刷の手順
1. Excelで必要な会社リストを用意したら、Wordで「差し込み印刷」タブを開きます。2. 「差し込み印刷の開始」を選び、「ラベル」を選択します。3. 「宛名の選択」から先ほど作成した新しいExcelファイルを選択します。4. ラベルのレイアウトを選び、差し込みフィールドを挿入します。5. 最後に「差し込み印刷を完了する」でラベルシールが作成されます。
まとめ
Excelのリストを使ってWordでラベルシールを作成する際には、単にフィルターを使って非表示にするだけではうまくいきません。正しい手順として、新しいリストを作成して、そのリストを使って差し込み印刷を行うことが大切です。これで、特定の会社だけのラベルを効率的に作成することができます。
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