Excelで名前を入力する際に、例えば「山本」と入力すると候補の「山本 A美」「山本 B子」「山本 C夫」などがドロップダウンリストで表示される機能は、非常に便利です。ここでは、Excelでこのような入力補完機能を実現する方法をご紹介します。
Excelの入力補完機能とは？
Excelの入力補完機能は、セルにデータを入力する際に、すでに入力された内容を元に候補を表示してくれる機能です。これを活用すれば、同じ名字や名前を入力する際に、過去に入力した情報を元に候補が自動的に表示され、入力の効率を大幅にアップできます。
ドロップダウンリストを使った入力補完
名前などの候補をドロップダウンリストで表示するためには、Excelの「データの入力規則」機能を使用します。これにより、特定の文字列に一致する選択肢を表示し、ユーザーが選択できるようになります。以下にその手順を紹介します。
- 手順1: 候補リストを準備する – 新しいシートまたは既存のシートに、候補となる名前のリストを作成します。
- 手順2: セルにデータの入力規則を設定 – 「データ」タブの「データの入力規則」を選択し、「リスト」を選びます。
- 手順3: リストの範囲を指定 – 「元の値」フィールドに、作成したリストの範囲を指定します。
- 手順4: セルでの入力を完了 – これでセルに「山本」と入力すると、リストから候補を選べるようになります。
Excelでの候補リストの管理方法
リストが長くなる場合、Excelの「名前の定義」機能を使うと、リストを簡単に管理することができます。名前を付けておくと、リストを変更する際も一か所で管理でき、手間が減ります。
- 手順1: リストの範囲を選択し、「数式」タブで「名前の定義」をクリック。
- 手順2: 名前を入力し、「OK」を押す。
- 手順3: 入力規則の元の値に、定義した名前を入力してリストを更新する。
入力補完を使って効率的に作業する
Excelでは、データ入力時のミスを減らし、作業の効率を上げるために、入力補完を活用することができます。また、定期的に候補リストを更新することで、常に最新のデータに基づいた入力補完が可能となります。
まとめ
Excelの入力補完機能を活用することで、名前や住所などのデータ入力がスムーズになり、作業効率が大幅に向上します。ドロップダウンリストを使う方法をマスターすれば、入力ミスの軽減や時間の短縮にも繋がります。ぜひこの機能を試してみてください。
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