Power Automateを使用して、OneDriveに保存したファイルを自動的にメールに添付して送信するプロセスを設定する方法をご紹介します。また、送信後にそのファイルを別のフォルダに移動する方法についても解説します。この記事を読めば、業務の効率化が図れることでしょう。
1. Power Automateの基本設定
まずは、Power Automateにサインインし、新しいフローを作成します。ここでは、OneDriveからファイルを取得し、それをメールに添付する流れを作成します。
Power Automateのホーム画面から「フローの作成」を選択し、空のフローを選びます。これからのステップで必要なアクションを順番に追加していきます。
2. OneDriveに保存されたファイルを取得する
次に、「OneDrive for Business」のコネクタを使って、ファイルを取得するアクションを追加します。アクションの検索ボックスに「OneDrive」と入力し、「OneDrive for Business – ファイルの取得」アクションを選択します。
このアクションで指定するのは、OneDrive上に保存されているファイルのパスです。ファイル名には日付を付けるように設定することで、毎日異なるファイル名を自動で作成できます。
3. メールにファイルを添付する
次に、取得したファイルをメールに添付するアクションを追加します。「Outlook – メールを送信」アクションを選び、送信先のメールアドレスや件名、本文を設定します。
メールの添付ファイルには、先ほど取得したOneDriveのファイルを指定します。ファイル名に日付を付けるために、Power Automate内で「現在の日付」を取得し、その情報を使ってファイル名に組み込みます。
4. メール送信後、ファイルを別のフォルダに保存する
メール送信が完了した後、ファイルを別のOneDriveフォルダに移動するアクションを追加します。「OneDrive for Business – ファイルを移動」アクションを選択し、ファイルを保存したいフォルダのパスを指定します。
これにより、ファイルは自動的にメール送信後に指定したフォルダに移動され、整理されます。これを設定することで、作業の手間が大幅に削減されます。
5. フローを保存して実行する
すべての設定が完了したら、フローを保存し、テストを実行します。Power Automateは指定した条件に従って自動的に処理を行い、OneDriveに保存されたファイルをメールに添付して送信し、送信後にファイルを別のフォルダに移動します。
テストが成功したことを確認したら、フローを定期的に実行するように設定することも可能です。これにより、毎日自動的に処理が実行されるようになります。
まとめ
Power Automateを使用して、OneDriveのファイルをメールに自動添付して送信し、その後別のフォルダに移動するフローを作成する方法をご紹介しました。これにより、日々の業務を効率化し、作業の手間を大幅に減らすことができます。特にファイル名に日付を付ける機能は、毎日異なるファイルを扱う場合に非常に便利です。
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