Microsoft Accessで名刺管理をする際に、フォームから検索したレコードをレポートに表示させて印刷する方法について解説します。特に、フォームの主キーとレポートの主キーをどのように設定するかに焦点を当てて、手順を説明します。
フォームとレポートの主キー設定の基本
フォームとレポートをリンクさせるためには、フォームとレポートが同じ主キー（IDなど）を持っている必要があります。この主キーは、フォームで検索したレコードに基づいて、レポートに情報を表示させるために使用します。
まず、フォームで表示するデータ（例えば、名刺の詳細情報）が含まれるテーブルまたはクエリを確認し、その主キーをレポートにも適用できるようにします。
フォームのボタン設定
フォーム上に「レポートを開く」ボタンを設置する場合、ウィザードを使って簡単に設定できます。しかし、ボタンを押してレポートを表示する際に、フォームのデータに関連した主キーをレポートに渡す必要があります。これには、フォームの「主キー」をレポートに渡すための設定が必要です。
- ボタンの設定: フォームに「レポートを開く」ボタンを追加し、ボタンのプロパティを開きます。
- アクションの設定: ボタンに「レポートを表示する」アクションを設定し、レポートの名前を指定します。
- レポートの主キー: レポートで主キーを使用するために、レポートの「Where条件」を設定し、フォームの主キーと一致するようにします。
レポートの主キー設定方法
レポートでフォームの主キーを参照するには、次の手順を実行します。
- レポートの「Where条件」を設定: レポートのプロパティを開き、「Where条件」を設定します。これにより、フォームから渡された主キーに基づいてデータがフィルタリングされます。
- フォームの主キーを渡す: ボタンのクリックイベントに次のように設定します：
DoCmd.OpenReport “レポート名”, acViewPreview, , “主キー = ” & Me!主キー - レポートのデータソース: レポートのデータソース（テーブルまたはクエリ）がフォームの主キーを基にフィルタリングされるように設定します。
レポートの表示と印刷
レポートが表示された後、必要に応じて印刷もできます。レポートの設定で、表示するだけでなく、印刷のオプションも組み込むことができます。
- 印刷アクションの追加: 「レポートを開く」ボタンの後に印刷アクションを追加することができます。
DoCmd.PrintOut - 表示と印刷: レポートをプレビュー表示し、そのまま印刷できるように設定することができます。
まとめ
Accessで名刺管理のフォームとレポートをリンクさせるためには、フォームの主キーとレポートの主キーを一致させ、適切に「Where条件」を設定する必要があります。これにより、フォームで検索したレコードを基に、レポートに情報を表示させて印刷することが可能になります。また、印刷機能を追加することで、さらに便利に活用できます。
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