Microsoft Formsで収集したデータをSharePoint上のExcelに保存している場合、Excelが編集禁止に設定された場合に、新規データが正しく反映されるのかどうかが気になる方も多いでしょう。この記事では、FormsとSharePointの連携におけるExcelの編集制限と、新規解答データの保存について詳しく解説します。
Excel編集制限が施された場合の影響
Microsoft FormsからSharePointのExcelにデータを保存する際、Excelが編集禁止（読み取り専用）に設定されると、フォームで収集された新規データはExcelに反映されません。編集禁止の状態では、新しいデータの追加ができなくなるため、データがシートに書き込まれないことになります。
この場合、Excelの編集制限が解除されるまで新しいデータの保存ができません。ただし、Forms自体には影響はなく、フォーム上でのデータ保存は引き続き行われるため、Excelが再度編集可能になった後にデータを反映させることが可能です。
Formsのデータ保存状況
Excelの編集制限がかかっていても、Formsのデータ自体は正常に保存されます。つまり、Forms上では収集した解答データが記録され続け、Excelに反映されるタイミングを待つことになります。Formsのデータはオンラインで保存されているため、Excelにデータが書き込まれないことがあっても、Formsで確認することができます。
このため、Excelの編集制限が解除されるまで待つか、他の方法でデータの書き込みを再開することで、データが正しく反映されるようになります。
解決策：編集禁止のExcelを解除する方法
Excelが編集禁止になっている場合、その制限を解除することで新規データの反映が可能になります。制限を解除する方法としては、以下の手順があります。
- Excelファイルのプロパティを確認し、読み取り専用設定を解除する。
- ファイルがSharePoint上で共有されている場合、他のユーザーが編集中の場合は、そのユーザーが編集を終了するのを待つ。
- 必要に応じて、Excelをオンラインで編集可能な状態に変更する。
これらの手順でExcelの編集制限を解除し、その後新しいデータが反映されるように設定します。
Formsデータを手動でExcelに反映させる方法
もしExcelが編集禁止の状態で長時間反映されない場合、Formsのデータを手動でExcelにコピーして保存することもできます。FormsのデータはCSV形式でエクスポートできるため、そのCSVファイルを手動でExcelにインポートし、最新のデータを反映させることができます。
手動で反映させる場合、以下の手順を試してください。
- FormsのデータをCSVとしてダウンロードします。
- Excelを開き、CSVファイルをインポートします。
- データをExcelシートに追加し、必要に応じて整形します。
これにより、FormsのデータがExcelに手動で反映されるので、Excelの編集制限が解除されるまで待たなくても済みます。
まとめ
Microsoft Formsで収集したデータがSharePoint上のExcelに反映されない場合、Excelが編集禁止に設定されている可能性があります。この場合、Excelの編集制限を解除するか、Formsのデータを手動でExcelに反映させる方法があります。どちらの方法でもデータの保存は可能ですが、編集制限が解除されることで自動的に反映されるため、待つことも一つの選択肢です。
Formsのデータ保存は引き続き行われるため、Excel側の設定を修正することで問題を解決できます。最終的には、適切なタイミングでデータが反映されるように管理しましょう。
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