クラウド同期時にエクセル関数の参照設定を簡素化する方法

クラウド同期を利用する環境では、複数のPC間でファイルを共有しながら作業を行うことが増えています。その際、エクセルの関数で他のファイルのデータを参照する場合、毎回関数の設定を行うのは非常に手間です。しかし、適切な設定を行うことで、効率的に作業を進めることができます。

1. クラウド同期のデータ参照の課題

クラウド同期されたPCでエクセルを使用する場合、ファイルを参照するために関数を設定する必要があります。特に、複数のPCで共有されているファイルの場合、関数の設定を都度変更しなければならないことがあります。この手間を減らし、スムーズに作業を進めるためには、いくつかの設定や工夫が必要です。

例えば、毎回SUMIF関数で参照するURLを設定し直さなければならない場合、その度にパスを手入力するのは大変です。特に、複数の人が利用する環境では、その度に設定を確認し直す必要があるため、効率的ではありません。

クラウド同期環境で関数の参照設定をスムーズにする方法として、次のような方法が考えられます。

相対パスを使用する：ファイルを同じディレクトリ内またはフォルダ内に保存し、絶対パスではなく相対パスを利用することで、PCの変更による影響を受けにくくすることができます。これにより、他のPCにファイルが移動しても、関数の参照設定を再度変更する必要がなくなります。
OneDriveやGoogle Driveの利用：クラウドサービスを利用してファイルを同期し、PC間で自動的に同期される設定を行うことで、複数のPCでも同じパスでファイルを参照できるようにすることができます。これにより、異なるPCで作業しても設定を繰り返す必要がなくなります。
パスの自動更新スクリプトを利用する：VBA（Visual Basic for Applications）を使って、エクセルファイル内で参照パスを自動的に更新するスクリプトを作成する方法もあります。この方法を使用すると、参照パスが自動的に調整され、手動で設定し直す手間が省けます。