Wordで「前回保存済み」と「自動回復済み」の違いと対応策

Wordで文書を編集している際、時折表示される「前回保存済み」と「自動回復済み」の違いに悩むことがあります。これらのバージョンの違いを理解することは、ファイルの保存と回復の問題を回避するために非常に重要です。本記事では、これらのバージョンの違いと、どちらを選べば最適かについて解説し、書き込みが反映されない事態を防ぐための対応策を紹介します。

「前回保存済み」と「自動回復済み」の違い

「前回保存済み」とは、最後に手動で保存した時点の文書状態を指します。一方で、「自動回復済み」は、Wordが定期的に自動で保存したバックアップの状態です。通常、自動回復は作業中に突然Wordがクラッシュした場合などに役立つ機能であり、最新の状態が保存されています。

この2つのバージョンの大きな違いは、「前回保存済み」がユーザーが意図的に保存した状態を反映するのに対し、「自動回復済み」は自動で保存された瞬間の内容であるため、意図的に保存した内容が反映されていないことがある点です。

自動回復済みを選んだ方が良い理由

自動回復機能は、作業中にクラッシュやシャットダウンが発生した場合に、最も直近の変更内容を保持しています。そのため、文書を閉じる前に保存を忘れた場合でも、重要な変更が失われるリスクを減らすことができます。

したがって、もし「前回保存済み」と「自動回復済み」が表示されている場合、できるだけ「自動回復済み」を選んだ方が良いとされています。これにより、書き込み内容が最新のものとして反映され、保存漏れの心配を減らせます。

書き込まれない内容を防ぐための対策

「前回保存済み」を選ばないことで、書き込んだ内容が保存されない事態を防ぐことができます。自動回復済みの方が新しいバージョンである場合が多いため、特に作業中に頻繁に変更を加えている場合や、長時間保存し忘れることがある場合は、常に自動回復済みを選択することをお勧めします。

また、定期的に手動で保存を行うことも重要です。これにより、データが完全に保存されることを保証し、万が一のクラッシュ時にも安心して作業を再開できます。

まとめ

「前回保存済み」と「自動回復済み」のバージョン差を理解することは、Wordでの作業を円滑に進めるために重要です。自動回復済みを選ぶことで、最新の状態を反映し、書き込みが反映されない問題を回避できます。さらに、手動での保存も忘れずに行うことで、安全に作業を続けることができます。